Angesichts der längst unbestrittenen aktuellen Krise fällt es schwer, der kommenden Rezessionswelle erneut mit Optimismus zu trotzen. Dennoch gilt es, sich auch jetzt die Erfolgsrezepte der Klassenbesten der unterschiedlichsten Branchen vor Augen zu halten. Zu diesen gehört, während der Krise zu investieren und strategisch zu agieren, um beim Wirtschaftsaufschwung wieder ganz vorne mit dabei zu sein.

Wir starten daher in die neue Business-Saison mit einem Deep Dive in die Szenarienplanung.

Erfahren Sie:

• Wie eine Szenarienplanung in volatilen Zeiten Ihre Business-Strategie beeinflusst
• Welche Daten und Prozesse notwendig sind, um sinnvolle Geschäftsszenarien zu modellieren
• Wie Unternehmen den Sprung von einer “einfachen” PPM-Implementierung zu einer ambitionierten Software-Nutzung schaffen

Von der Business Continuity zur Adaption der Geschäftsmodelle

Laut Gartner versuchen 80% der Unternehmen während einer Krise ihr Bestandsgeschäft zu sichern und handeln risikoavers. Dabei übersehen sie oft Veränderungen in ihrem Geschäftsumfeld, die eine Neuausrichtung von Geschäftsmodellen und damit der gesamten Unternehmensorganisation erfordern. Das Argument, dass der innere Stillstand den geringeren Ressourcen geschuldet sei, gilt nicht: Denn gerade im Ausnahmezustand gilt es, über ein Krisenszenario hinauszudenken und Prioritäten neu zu definieren. Die Schwierigkeit besteht darin, frühzeitig den Mut für beherzte Entscheidungen aufzubringen und die richtigen Weichenstellungen zu setzen.   

Szenarienplanung als Königsdisziplin im Projektportfoliomanagement

Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit und interne Organisation mit Projektportfoliomanagement-Software planen und steuern, sind klar im Vorteil, denn die Transparenz und Vergleichsmöglichkeit von Projekten bilden ein solides Fundament für die Reflexion und Umsetzung einer strategischen Neuausrichtung. Mit dem Feature Szenarienplanung können Sie teamübergreifend und zahlenbasiert “Was-wäre-wenn”-Analysen durchgehen und Ihr Business trotz unsteter Entwicklungen kurz- bis mittelfristig maximieren. In letzter Konsequenz einer Szenarienplanung werden Investitionsbudgets neu verteilt, laufende Projekte eingestellt, verschoben, im Umfang reduziert und mitunter andere Umsatzquellen gepusht - komplexe Vorgänge, die die Software mühelos visualisiert. Eines ist deshalb sicher: In der Krise ist eine intensiv genutzte und mit qualitativen Daten gefüllte Projektportfoliomanagement-Software ein besonders leistungsstarkes und beliebtes Managementinstrument, wie das folgende Praxisbeispiel verdeutlicht.

Praxisbeispiel: Szenarienplanung in einer mittelständischen Bankengruppe

In einer mittelständischen Bankengruppe im DACH-Raum sind die vergangenen Quartalszahlen rückläufig wie nie zuvor. Die Prognose für das kommende Jahr schaut ähnlich düster aus und bringt das Management in Zugzwang. Anstatt wie sonst Managementberater zu engagieren, wurde erstmals eine interne Task Force gegründet, um kurz- bis mittelfristige Maßnahmen für eine strategische Neuausrichtung zu definieren und umzusetzen. Leiter:innen des Privat- und Geschäftskundensegments und der Innovation, PMO-Leads der Bank, sowie die gesamte Geschäftsleitung treffen sich in einem Zeitraum von mehreren Wochen regelmäßig, um den operativen Fahrplan mit den strategischen Zielen der Bankengruppe zu synchronisieren.     

1. Analysephase

   Zu Beginn der Krisenintervention wird das PMO mit einer Analyse laufender und geplanter Projekte beauftragt. Grundlegende Kennzahlen wie Projektkosten, Ressourcenbedarf und geplanter Umsatzerlös können auf Knopfdruck abgerufen werden, da sie im PPM-System bereits seit mehreren Jahren gewissenhaft gepflegt wurden.

2. Szenarienplanung

   Im Anschluss an die Analyse folgt erstmals in der Geschichte des PMOs der Bank eine Szenarienplanung. Das PMO wird beauftragt, ausgewählte Projekte in unterschiedlichen Geschäftsszenarien zu vergleichen. Ziel ist es, mit Ressourcenverschiebungen neue, marktgerechte Produkte schnellstmöglich zu launchen, ohne weitere notwendige Maßnahmen zu konterkarieren. Die Anzahl und Vielfalt der Bankprojekte macht eine aussagekräftige Szenarienplanung im PPM mit Hilfe der integrierten Business Intellligence-Lösung möglich. 

3. Bewertungsphase

   Das PMO präsentiert seine Ergebnisse der Szenarienplanung in einem der regelmäßig stattfindenden Meetings. Wichtiger aber noch ist die Möglichkeit für jeden einzelnen der Task Force, einen detaillierten Einblick in die Analysen der Projektportfoliomanagement-Lösung zu bekommen. Als Ausgangspunkt dafür dienen die Analyse-Dashboards. Das kollaborative Arbeiten wird durch die gemeinsame Nutzung der Software verstärkt und gestaltet sich dazu effizienter und konkreter. 

4. Umsetzungsphase

   Nachdem eine gemeinsame Entscheidung hinsichtlich des Projektportfolios getroffen wurde, setzt das PMO die operative Umsetzung fort. Zahlreiche Teilentscheidungen wie neue Budgetzuteilungen, Projektlaufzeiten und die Ausrichtung an KPIs können direkt in der Projektportfoliomanangement-Lösung ausgeführt werden - ein deutlicher Vorteil gegenüber Excel- und powerpointbasierter Zusammenarbeit

Professionelles Projektportfoliomanagement ist ein organisationaler Entwicklungsprozess

Ein Blick in reife Projektmanagementorganisationen verdeutlicht, wie zentral Projektportfoliomanagement für den Unternehmenserfolg ist. Es kann Silodenken entgegenwirken, den Ressourceneinsatz optimieren und als Steuerungscockpit für Transparenz und “Sicherheit” sorgen. Der Reifegrad entscheidet sich dabei nicht darüber, in welchem Umfang die Projektportfoliomanagement-Features genutzt werden.  Es ist vielmehr eine Kombination aus Software und Prozessen, und der Bereitschaft, im entscheidenden Moment die Möglichkeiten professionellen Projektportfoliomanagements auszuweiten.   

Capture Demo Session: Projektportfoliomanagement live in Aktion  

Sie arbeiten bereits mit Projektportfoliomanagement-Software und wollen den agilen Reifegrad Ihrer Organisation anhand von Szenarienplanungen steigern? Oder wollen Sie mit einer Projektportfoliomanagement-Implementierung starten und von Beginn an den Software-Einsatz nach Best Practice aufgleisen? Die Capture Consultants unterstützen Sie auf Ihrem Weg zu mehr Business Agility gerne mit individuellen PPM-Demos. Tauchen Sie mit uns ein in die moderne Welt professioneller Projektorganisationen.

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