In der VUCA-Welt von heute ist Agilität das Gebot der Stunde. Denn volatile, unsichere, komplexe und mehrdeutige Rahmenbedingungen erfordern neue Führungsstile und Projektmethoden. Auch in Project Management Offices setzen sich hybride Formen des Projektgeschäfts durch - klassisches Projektmanagement wird zunehmend um agile Ansätze erweitert.  

Erfahren Sie in diesem Capture Blog-Beitrag alles, was Sie über Lean PPM als Mind-Set und Framework wissen sollten:

• Wie können klassische Projektorganisationen zu mehr Business Agility beitragen?
• Was unterscheidet Lean PPM von anderen agilen Projektmethoden?
• Wie unterstützen PPM-Lösungen eine leane Projektorganisation?

Agile Transformation und der Erfolgsfaktor Mensch

Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung ist eines deutlich geworden:  Der Erfolg gelungener Geschäftstransformationen steht und fällt nicht mit dem Reifegrad verfügbarer Technologien, sondern wird durch den Faktor Mensch entschieden. Organisationen, denen es gelingt, ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihr Silodenken zu durchbrechen und den Kundennutzen über alles zu stellen, erwirtschaften dank kürzerer Markteinführungszeiten (“Time-to-Market”) fünfmal höhere Margen. Um das zu erreichen, braucht es jedoch neue Arbeitsweisen. Agile Frameworks wie SAFe und davon abgeleitet Lean PPM bieten entsprechende Orientierung.

Agile Project Management Offices als Turbo der Business Agility 

Project Management Offices haben als teamübergreifendes Steuerungsorgan die Möglichkeit, den Grad der Business Agility durch Lean PPM besonders stark zu beeinflussen. Dafür müssen sie zunächst im eigenen Team agile Werte verinnerlichen und agile Methoden anwenden, um dann idealerweise für selbstorganisierte Projektteams (“Squads”) auch als agiler Coach wirken zu können.

• Projekte nach Kundennutzen bewerten

PMOs sollten Projekte, Produkte oder Initiativen nach dem erwarteten Kundennutzen bewerten. Dafür muss regelmäßig Kundenfeedback eingeholt werden. Prototypen statt ausgefeilter Projektpläne verändern die Roadmap-Planung agiler Unternehmen, und erfordern ein laufendes Screening und eine schnelle Anpassung der ursprünglichen Arbeitspakete.

• Wertströme identifizieren und modellieren

Lean PPM hat die Reduktion von Komplexität in Prozessabläufen im Fokus. Wertschöpfende Tätigkeiten werden identifiziert und in ihrer Ausführung maximal verbessert. Ziel ist es, alles was die Business Agility behindert, zu beseitigen.

• Selbstautonomie der Projektteams fördern

Agile PMOs werden in Zukunft damit umgehen müssen, dass Projektgruppen mit verschiedenen Standards arbeiten. Denn je nach Umfang und Inhalt der Aufgaben ergeben sich für das optimale Ergebnis unterschiedliche Best Practices. Lean PPM sieht aber vor, dass Team-Arbeiten analysiert und die Learnings als Empfehlungen, bzw. je nach Organisation durchaus auch als neue verpflichtende Prozesse, weitergegeben werden.

•  PMOs als Stabilisator für die Unternehmensführung nutzen

Business Agility erfordert Freiräume für ausführende Mitarbeiter und reduziert die Kontrollmöglichkeiten von Entscheidungsträgern. Diese Dezentralisierung lässt sich aber mit neuen Reporting-Formen ebenfalls sicher steuern. PMOs sind hierbei in der Verantwortung, ihr Top-Management mit businessrelevanten Handlungsempfehlungen zu unterstützen. Agiles Reporting zeichnet sich durch Echtzeitdaten und auf agilen Werten aufbauende Kennzahlensysteme aus, die anlassbezogen flexibel angepasst werden können.

Best Practice Lean PPM in einem Versicherungsunternehmen

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Trotz strenger Compliance-Richtlinien hat ein Konzern sein umfassendes Rahmenwerk für die Durchführung von Projekten mit Lean PPM innerhalb weniger Monate radikal verschlankt. Zunächst wurde bei ausgewählten Innovationsprojekten auf detaillierte Projektpläne verzichtet. Stattdessen setzte man auf User Stories und Epics. Damit konnte man offen lassen, was im Laufe der Arbeitsperiode konkret umgesetzt wurde. Die regelmäßigen Feedbackschleifen konnten das Endresultat noch maßgeblich verändern.

Die mühsame Zeiterfassung der Projekttätigkeiten wurde auf ein Minimum reduziert. Stattdessen startete ein Pilotprojekt zu OKRs: Die Teams erhielten messbare Zielvorgaben. Das PMO begleitete den Prozess und leitete nach dem erfolgreichen Piloten neue Projektstandards ab, die in weiteren agilen Projekten erweitert, angepasst und teils auch wieder verworfen wurden.

Die größte Herausforderung bestand für das PMO darin, Investitionen in einem fluiden Set-up zu optimieren und zu legitimieren. Szenariorechnungen und agile Prognosen direkt von den einzelnen Teams halfen dabei, einen Modus Operandi auch in Hinblick auf knallharte Geschäftskennzahlen zu entwickeln. 

Lean PPM und agile Projektmethoden

Lean PPM kommt in einem agilen Kontext eine wichtige Organisationsfunktion zu. Lean PPM basiert auf agilen Werten, ist selbst aber keine agile Projektmethode wie Scrum oder Kanban. Lean PPM versucht wiederkehrende Erfolgsfaktoren in Produkt- und Serviceentwicklungsprozessen zu identifizieren und erneut in vereinfachte Standards zu übertragen. Es ist auch in einem Unternehmensumfeld anwendbar, das noch überwiegend am Wasserfallmodell orientiert ist, und stellt für alle Organisationen einen effektiven Ansatz dar, um den Grad der Business Agility zu steigern.

PPM-Lösungen: Der Switch vom Wasserfallmodell auf Agile 

Das Tempo und das Ausmaß der Agilisierung können je nach Industrie und Unternehmen stark schwanken. In der Praxis ist auch zu beobachten, dass einige Unternehmen nach mehr oder weniger langem Bemühen agilere Strukturen zu schaffen, wieder zu systematischen Prozessabläufen mit mehr Kontrollinstanzen zurückkehren. Umso wichtiger ist es, dass Sie PPM Software-Lösungen im Einsatz haben, die Ihre Ablauforganisation nicht in eine Projektmethode hineinzwängen. Mit ServiceNow können Sie Ihr PMO inkrementell in Richtung mehr Agilität entwickeln, ohne dass Sie neue Tools einsetzen müssen. 

Capture Deep Dive: SAFe und PPM

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