Der vorliegende Capture Quick Guide unterstützt PMO-Verantwortliche und Projektleiter bei der Evaluierung der passenden PMO-Software. Lesen Sie:

• Wodurch sich die Effektivität von PMOs unterscheidet
• Welche Erwartungen und Ziele an die Softwareeinführung geknüpft sind
• Was eine moderne PMO-Lösung ausmacht
• Wie Sie von einer aussagekräftigen Shortlist zu einer raschen Implementierung gelangen

Die Leistungsstufen eines PMOs

Diverse PMO-Studien haben verdeutlicht, dass professionelles Projektmanagement (PM) im Mittelstand und in Konzernen weitgehend gut verankert ist. Die Projektmanagementorganisationen unterscheiden sich allerdings enorm in ihrer Effektivität: Nur 6% der befragten Unternehmen gehören zu den Top-Performern. 30% werden immerhin als High-Performer eingestuft. Doch 64% der untersuchten PMOs können die Vorteile von praktizierten Projektmanagementmethoden in keinen signifikanten Mehrwert für das Gesamtunternehmen wandeln. Interne Akzeptanzprobleme der PMOs sind die Folge.

Ganzheitliches Projektmanagement statt reine Projektverwaltung

Die Leistungsstärke der Project Management Offices wird durch etliche Faktoren beeinflusst und steht in starkem Zusammenhang mit der Gesamtunternehmenskultur. Was führende PMOs aber von anderen Projektmanagementorganisationen ausnahmslos unterscheidet, ist eine längst gelungene Abkehr von reiner Projektadministration hin zu einer strategischen und innovationsgeprägten Unternehmenseinheit.

Moderne PMO-Software ersetzt Excel-Sheets

Damit laufende Projekte ganzheitlich analysiert, gemanagt und die richtigen Maßnahmen gesetzt werden können, braucht es aussagekräftige Daten. Diese lassen sich nur mit moderner PMO-Software sinnvoll erheben und flexibel weiterbearbeiten. Der Softwareeinsatz entscheidet daher maßgeblich über den potenziellen Einfluss von PMOs auf die Gesamtorganisation.

Leistungsstarke PMOs gestalten ihren Verantwortungsbereich mittlerweile nahezu vollumfänglich über digitale Tools. Projektbüros mit Aufholbedarf müssen vor allem bei der Softwarenutzung rasch nachziehen. Denn wenn Excel-Sheets das zentrale Arbeitsmittel bleiben, kann die erfolgreiche Transformation zu einer wertgetriebenen Projektmanagementorganisation nicht gelingen.

In 5 Schritten zur passenden PMO-Software

Fest steht, die Implementierung einer PMO-Software ist ein wichtiger Meilenstein für das gesamte Unternehmen. Das Capture Consulting Team hat deshalb für Sie fünf zentrale Erfahrungswerte zusammengefasst, die Sie bei der Vorauswahl der passenden Lösung unterstützen. 

1. Reifegrad von Project Management Offices berücksichtigen

Berücksichtigen Sie bei der Evaluierung einer neuen PMO-Software zunächst den Reifegrad und die organisatorische Gestaltung Ihres eigenen Project Management Offices. Es gilt, bestehende Prozesse zu optimieren, aber auch die Grundlage für eine langfristige Weiterentwicklung der PMO-Arbeit zu schaffen. Die Definition von Muss-, Soll- und Kann-Kriterien der Software schärft zugleich das interne Verständnis, was das Project Management Office für die Gesamtorganisation tatsächlich leisten soll.

2. Stakeholder frühzeitig einbeziehen

Beziehen Sie bei der Erhebung der PMO-Software-Anforderungen unterschiedliche Stakeholder ein. PMOs, die bereits das Profil eines Project Management Center of Excellence entwickelt haben, zeichnen sich durch eine Vielfalt an Usern mit unterschiedlichen Bedürfnissen aus. Diese gilt es frühzeitig zu identifizieren.

3. Flexible Standardsoftware auf eigene Anforderungen testen

PMOs sind so unterschiedlich, wie die Unternehmenskulturen, in die sie eingebettet sind. Das kann zu der Annahme verleiten, dass es out-of-the-box keine passende Software-Lösung gibt. Doch die Zeiten von Eigenentwicklungen sind vorbei. Prüfen Sie rechtzeitig, mit wieviel Aufwand die Softwaremodule an ihre individuellen Anforderungen tatsächlich angepasst werden können. Eine PMO-Software mit vorkonfigurierten, branchenspezifischen Prozessen ermöglicht eine kurze Implementierungsdauer. 

4. Innovationsgrad von PMO-Software prüfen

Der Innovationsgrad von Software-Anbietern entscheidet maßgeblich über den nachhaltigen Erfolg Ihrer Projektmanagementorganisation. Achten Sie darauf, welche neuen Features released werden. Fast noch wichtiger ist ein genauer Blick auf die Investitionen in die User Experience. Denn die größte Herausforderung bleibt auch nach Jahrzehnten moderner Softwareentwicklung die Förderung der Nutzerakzeptanz.

5. Datenkonsistenz für agilen Roll-out sicherstellen

Welche PMO-Software ermöglicht eine rasche Einarbeitung? Wenn Sie Ihr PMO nicht ganz neu aufziehen, sollte Datenmigration bei der Software-Auswahl ein zentrales Thema sein. Verfügbare Migrationstools und eine bewährte Migrationsmethode sind gute Indikatoren für eine reibungslose Softwareimplementierung basierend auf fehlerfreien Daten.

Capture SmartStart: Der schnellste Weg zum PMO Top-Performer

Von der Anbieterevaluierung bis zum Produktivbetrieb kann es in vielen Fällen bis zu einem Jahr dauern. Beschleunigen Sie die PMO-Softwareeinführung mit dem Capture SmartStart Programm. Unsere erfahrenen PMO-Experten begleiten Sie entlang der gesamten Transformationsphase - sowohl inhaltlich als auch technisch. Ihre Organisation wird bereits innerhalb weniger Wochen von den Vorteilen moderner Projektmanagementprozesse profitieren. 

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