Schließen Sie die Datenlücke mit Hilfe von KI.

Einleitung

Die Welt von heute dreht sich um Daten. Unternehmen sind zunehmend auf Daten angewiesen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, ihre Effizienz zu steigern und Innovationen voranzutreiben. Viele von uns sind jedoch mit einer harten Wahrheit konfrontiert: Datenmanagement kann dem Versuch gleichkommen, eine Herde wilder Pferde zu zähmen. Wenn man nicht aufpasst, fangen die Daten an, einen zu beherrschen. An diesem Punkt stehen wir vor einer kritischen Entscheidung: Verwalten wir die Daten, oder sind es die Daten, die uns verwalten?

Im Mittelpunkt dieses Problems steht die Datenlücke - der Unterschied zwischen den Daten, die wir brauchen, und den Daten, die wir haben. Ob unvollständig, ungenau oder inkonsistent verwaltet, die Datenlücke führt zu Ineffizienz und untergräbt das Vertrauen.

Dieses Problem beschränkt sich nicht nur auf das allgemeine Datenmanagement, sondern erstreckt sich auch auf das strategische Portfoliomanagement, einschließlich des Projektmanagements, wo Entscheidungen in hohem Maße von rechtzeitigen und genauen Daten abhängen.  Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen wird immer deutlicher, dass Vertrauen nur durch die Berücksichtigung von drei wesentlichen Aspekten aufgebaut werden kann: 

• Datenqualität,
• Granularität der Daten und
• Minimierung des Verwaltungsaufwands. 

Vertrauen aufbauen

Warum sind Datenqualität, Granularität und Minimierung des Verwaltungsaufwands entscheidend für den Erfolg des Datenmanagements?

• Datenqualität ist unerlässlich. Nur wenn Ihre Daten konsistent und fehlerfrei sind, können Sie zuverlässige Entscheidungen treffen.
• Datengranularität bezieht sich auf den Detaillierungsgrad der Daten. Detailliertere Daten bieten bessere Einblicke und ermöglichen genauere Vorhersagen, erfordern aber ein sorgfältiges Management, um die Nutzer nicht zu überfordern.
• Administration ist der stille Produktivitätskiller. Wir haben schon früh eine wichtige Erkenntnis gewonnen: Wenn Sie von Projektmanagern verlangen, dass sie 50% ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, sind Ihre Prozesse kaputt, egal wie viele Rollen, Fähigkeiten oder Tools Sie einrichten. Und niemand wird freiwillig so viel Zeit mit Administration verbringen.

Systeme sind nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen und die Informationen, die in sie eingegeben werden. Ohne ein engagiertes Team, das Daten und Prozesse effizient verwaltet, wird Ihr Unternehmen durch Ineffizienz, Engpässe und eine wachsende Datenlücke gebremst. 

Die Vergangenheit: Das Holzzeitalter

Um zu verstehen, wo wir heute stehen, müssen wir 15 Jahre in die Holzzeit des Ressourcenmanagements zurückgehen.

Im Jahr 2008 begann ich meine Karriere in einem multinationalen Unternehmen und wurde mit der Einführung einer Projektportfoliomanagement-Lösung (PPM) beauftragt. Ziel war es, Transparenz über Ressourcenkapazitäten und -bedarfe zu schaffen, insbesondere in der IT-Abteilung, die sich im Zuge des Unternehmenswachstums zu einem Engpass entwickelt hatte.

Am Anfang lief alles reibungslos. Wir teilten Projektleiter und Ressourcen zu und alles schien unter Kontrolle zu sein. Doch dann stießen wir auf die erste Hürde: Jeder Projektleiter wollte die besten Ressourcen haben. Das führte dazu, dass 20 Prozent unserer IT-Mitarbeiter überlastet waren, während andere untätig blieben - so viel zur Transparenz!

Um dieses Problem zu lösen, haben wir beschlossen, Rollen, statt Personen zuzuweisen. Dadurch konnten die Ressourcenmanager die Arbeit gleichmäßiger verteilen. Das funktionierte - eine Zeit lang. Bald stellten wir jedoch fest, dass die Projektmanager die Aufgaben nicht aktualisierten, wenn aus Rollen benannte Ressourcen wurden. Also führten wir Timesheets ein, um die tatsächliche Arbeit im Vergleich zur geplanten Arbeit zu erfassen, aber es war schwierig, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, diese zu verwenden.

Wir haben eine kompetenzbasierte Ressourcenzuweisung anstelle von Rollen eingeführt, was die Komplexität noch erhöhte. Dies führte jedoch nur zu mehr administrativen Aufgaben und wir waren bald überfordert. Dies machte eine grundlegende Wahrheit deutlich: Datenmanagement ist mehr als die Implementierung von Tools oder Prozessen; es erfordert spezielle Ressourcen, um Datenqualität und Vertrauen zu gewährleisten.

Die Gegenwart: Das Silicon-Zeitalter

Heute sind wir in das Silicon-Zeitalter eingetreten. Obwohl wir große Fortschritte gemacht haben, stehen wir immer noch vor den gleichen Herausforderungen - nur in größerem Maßstab und mit fortschrittlicheren Tools.

Viele Unternehmen nutzen leistungsfähige Plattformen wie ServiceNow, um Ressourcen zu verwalten und Prozesse zu optimieren. Ziel ist es, redundante Lösungen zu eliminieren und alles auf einer einzigen Plattform zu konsolidieren. Durch die Integration von Planung und Bereitstellung wollen Unternehmen eine einzige Quelle der Wahrheit schaffen - ein wichtiger Schritt zur Schließung der Datenlücke.

Nach den agilen Transformationen haben wir bessere Organisationsstrukturen erreicht. Dennoch arbeiten die meisten Unternehmen immer noch in Silo-Teams mit Top-Down-Hierarchien und eher bürokratischen Prozessen. Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und die schnelle Anpassungsfähigkeit sind nach wie vor verbesserungsbedürftig.

KI spielt eine immer wichtigere Rolle, wenn es darum geht, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Daten effizienter zu verwalten, aber wir sind noch nicht so weit. Die Herausforderung besteht darin, dass KI nur funktionieren kann, wenn die Daten, auf die sie sich stützt, zuverlässig sind. Nur mit genauen, detaillierten und aktuellen Daten können KI-Systeme ihr Versprechen halten. Damit ist ein weiterer entscheidender Punkt angesprochen: Wir sollten umdenken und uns darauf konzentrieren, diese Datenlücke mit KI zu schließen, anstatt darüber nachzudenken, wie wir unser Ressourcenmanagement oder unsere Prozesse automatisieren können.

Die Zukunft: das Zeitalter der digitalen Kreisläufe

Im Zeitalter des digitalen Kreislaufs wird KI die Art und Weise, wie wir Ressourcen verwalten, grundlegend verändern. Anstatt dass Teams Aufgaben hinterherlaufen, könnte KI Aufgaben den richtigen Personen zuweisen, je nach deren Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung und Interessen. Dies wird die Art und Weise, wie wir arbeiten, radikal verändern, da KI zum zentralen Ressourcen- und Workflow-Manager wird.

Diese Zukunft kann jedoch nur Wirklichkeit werden, wenn wir das Problem der Datenlücke von heute lösen. Ohne verlässliche Daten wird KI die Probleme, mit denen wir bereits heute konfrontiert sind, nur noch verschärfen. Um den Erfolg von KI-gesteuerten Ressourcenmanagementsystemen zu gewährleisten, müssen wir uns jetzt auf die Datenqualität und -granularität konzentrieren und den Verwaltungsaufwand minimieren.

Fazit: Vertrauen, Daten und KI

Am Ende bleibt die Frage: Verwalten wir die Daten oder verwalten sie uns? Die Antwort liegt in unserer Fähigkeit, die Datenlücke zu schließen, indem wir uns auf die drei entscheidenden Aspekte konzentrieren. Wenn uns dies gelingt, ist eine Zukunft, in der KI das Ressourcenmanagement übernimmt, nicht nur möglich, sondern unausweichlich.

Bis dahin müssen wir erkennen, dass Vertrauen verdient und nicht gegeben wird. Und dieses Vertrauen beginnt damit, dass wir heute Daten effizient verwalten und nicht darauf warten, dass KI morgen unsere Probleme löst. 

Sind Sie neugierig, wie das in der Praxis funktioniert?

Bleiben Sie dran für unseren nächsten Artikel, der auf unserer Live-Demo an der Project Management Conference 2024 von PMI Switzerland basiert.