Zukunftsforscher und HR-Leader beschäftigen sich schon lange mit der Entwicklung und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt. Doch letztlich war es COVID-19, das schlagartig zu einer Flexibilisierung von Arbeitsmodellen beigetragen hat, die sich – von Start-ups bis zu Konzernen – auch in der neuen Normalität fortsetzt. Für die erfolgreiche Verankerung zeitgemäßer, dringend notwendiger Prozessstrukturen ist eine professionelle Ressourcenmanagement-Optimierung unabdingbar.

Im aktuellen Capture Blog-Beitrag liefern wir Antworten auf folgende Fragen:

• Welche Veränderungen in der Arbeitsgestaltung müssen neu gemanagt werden?
• Warum etablieren projektorientierte Organisationen PPM-Lösungen als zentrales Steuerungscockpit?
• Wie kann die Unternehmensperformance durch Ressourcenmanagement optimiert werden?
• Woran erkennen Sie den optimalen Ressourceneinsatz? 

Arbeit 4.0 ist projektbasiert

Projektbasierte Organisationsformen prägen die neue Arbeitswelt. Laut einer aktuellen Hays-Studie liegt der Stand der Umsetzung mit 55% im guten Mittelfeld: Projektmanagement-Strukturen sind in allen Unternehmen aufgesetzt und funktionieren. Es besteht aber klarer Entwicklungsbedarf bei der Ressourcenmanagement-Optimierung, nicht zuletzt durch die enorme Zunahme an:

• Virtueller Teamzusammenarbeit
• Flexiblen Arbeitszeiten
• Digitalen Outsourcing-Möglichkeiten
• Selbstmanagenden Expertenteams statt etablierten Managementhierachien
• Einem neuen Selbstverständnis von Arbeitszufriedenheit und Selbstverwirklichung bei Mitarbeitern

Klassisches Projektstaffing- und Controlling mit Hilfe von Excel-Sheets hat unter diesen Vorzeichen definitiv ausgedient. Mit digitalen Lösungen kann die steigende Komplexität des Organisationsumfeldes aber schnell wieder überschaubar werden. Dabei geht es heute nicht mehr ausschließlich um die korrekte Verwaltung von einmal festgelegten Ressourcen, sondern um deren ständige Optimierung – ganz im Sinne einer lernenden Organisation!

Ressourcenmanagement-Optimierung entlang des gesamten Projektlebenszyklus

Dafür bieten führende PPM-Lösungen wie ServiceNow  etliche Planungs- und Steuerungstools entlang des gesamten Projektlebenszyklus:

• Projektevaluierung

Bereits das Ergebnis einer Projektevaluierung kann durch datenbasierte Analysen anders ausfallen, als im intuitiven Blindflug. Ein Quercheck mit verfügbaren Ressourcen im angedachten Projektzeitraum und angefallenen Kosten bei vergleichbaren Projekten schärft den Blick auf die Projektidee.

• Planungsphase

In der Planungsphase eines Projekts rücken die operativen Ressourcenmanagement- Funktionalitäten in den Vordergrund. Das Beantragen von Personal oder Budget ist durch smarte Software-Workflows wesentlich effizienter als die Ressourcen-Koordination mittels Abstimmungen, E-Mails und lose zusammenhängenden Excel-Sheets. Projektmitarbeiter, direkte Vorgesetzte, Abteilungsleiter sowie PMOs haben in der PPM-Lösung je nach Userrechten eine individuelle Übersicht zu ihren Ressourceneinsätzen und unternehmensweit laufenden Projekten.

• Realisierungsphase

Anwenderfreundliche Zeiterfassungstools, leicht adaptierbare Projektpläne und eine dynamische Verknüpfung der operativen und strategischen Projektmanagement-Funktionalitäten fördern in der Realisierungsphase die Ressourcenmanagement-Optimierung. Durch die konsequente Dokumentation von geplanten und tatsächlichen Arbeitsaufwänden können laufend Maßnahmen eingeleitet werden, die sich positiv auf die SOLL-/IST-Werte von Projekten auswirken. 

• Monitoring und Controlling

Der Einstieg in das routinierte Monitoring und Controlling von Projektaktivitäten ist durch vorkonfigurierte PPM Analytics-Dashboards jederzeit unkompliziert möglich. Standardreports für unterschiedliche Zielgruppen bieten eine datenbasierte Grundlage für zielorientierte Abstimmungen und die Förderung einer performanceorientierten Unternehmenskultur. 

• Abschlussphase

Professionelle Projektorganisationen widmen auch der Abschlussphase von Projekten genügend Zeit. Gewonnene Projekt-Learnings können sich unterschiedlich auswirken: Vielleicht werden Projektpläne als Best Practice-Templates angelegt, Mitarbeiter-Skill-Profile upgedatet oder abteilungsübergreifende Workflows angepasst. Entscheidend ist, dass die kollektive Projektreflexion aktiv zur weiteren Ressourcenmanagement-Optimierung beiträgt. Moderne PPM-Lösungen sind für agile Unternehmensumfelder konzipiert und lassen sich dementsprechend leicht anpassen. 

Das Resultat gelebter Ressourcenmanagement-Optimierung

Die Vorteile eines erfolgreich implementierten, ressourcenorientierten Projektmanagement-Ansatzes liegen auf der Hand:

• Höhere Transparenz bei allen Stakeholder-Gruppen
• Weniger Interessenkonflikte durch datenbasierte Projekt-Insights
• Schnellere Maßnahmen bei Projektabweichungen
• Mehr Handlungsspielraum bei geteilten Ressourcen
• Sinkende Mitarbeiterfluktuation durch fairen Leistungsnachweis, realistische Ressourcenplanung und diversifizierte Projekteinsatzmöglichkeiten
• Einfachere Kommunikation zwischen PMOs, Abteilungsleitern, Linienmanagern und Mitarbeitern
• Präzise Kostenplanung aufbauend auf aussagekräftigem Datenmaterial
• Stärker performance-getriebene Unternehmenskultur
• Bessere Unternehmensresultate durch optimierten Ressourceneinsatz

Capture Praxis-Tipp: Fokus auf das Wesentliche  

Ressourcenmanagement-Optimierung entsteht zwar nicht im Schnelldurchlauf, aber bereits der Fokus auf einige wenige KPIs kann notwendige Prozessmaßnahmen freilegen und bei Realisierung innerhalb weniger Wochen zu spürbaren Resultaten beitragen.

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