Die Planungszyklen in Unternehmen haben sich massiv verändert. Die eine, alleinige Jahresplanung gibt es kaum noch, vielmehr wird die Unternehmensplanung zumindest quartalsweise reflektiert. Zu einer rollierenden Planung gehören aber auch operative Anpassungen, und diese stellen teils ganze Business Units und Projektpläne auf den Kopf.
Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie Sie mit Projektportfoliomanagement-Software Ihre Unternehmensplanung über alle Geschäftsbereiche hinweg optimieren und in praktikable Prozesse überführen:
- Wie hängt der Reifegrad Ihres Projektportfoliomanagements mit Ihrer Planungsintensität zusammen?
- Was müssen Sie bei einer rollierenden Planung berücksichtigen?
- Welche PPM Software-Features unterstützen Sie bei Ihren Planungsprozessen?
Der PPM Reifegrad und die optimale Planungsintensität
Das Analystenhaus Gartner unterscheidet beim Projektportfoliomanagement fünf Reifegrade:
- Auf der ersten Entwicklungsstufe reagieren Unternehmen auf bereits eingetretene Veränderungen reaktiv.
- Auf der zweiten Entwicklungsstufe ist die Professionalisierung des Projektportfoliomanagements erkennbar, wozu auch eine Planungsroutine gehört, die aber noch nicht im Hauptfokus der Projektmanagementorganisation steht.
- Auf der dritten Entwicklungsstufe werden bereits alle notwendigen Prozesse und Tätigkeiten eines professionellen PMOs ausgeführt und sukzessive in ganzheitliche Strukturen überführt. Planungsmethoden und -instrumente gewinnen dabei an Bedeutung.
- Auf der vierten Entwicklungsstufe geht es um die maximale Performance-Optimierung der Organisation. Die datenbasierte Planung wird zum Herzstück des PMOs.
- Auf der fünften Entwicklungsstufe zeichnet sich Ihr Projektportfoliomanagement dank einer rollierenden, gut funktionierenden Planung schließlich auch durch einen hohen Innovationsgrad aus.
Auf welcher Entwicklungsstufe befindet sich Ihre Organisation? Egal wie Ihre Antwort lauten mag, seien Sie beruhigt: Nur 6% aller befragten Unternehmen einer KPMG-Studie erfüllen heute schon alle Kriterien eines reifen PMOs. Für die meisten Unternehmen gibt es vor allem im Bereich der Planung noch Verbesserungsbedarf. Der effektive PPM-Softwareeinsatz ist dabei der Schlüssel zum Erfolg
Laufend Werttreiber erkennen und Maßnahmen setzen
Ihr Projektportfolio dient der strategischen Zielerreichung Ihres Unternehmens. Das bei allen Planungsaktivitäten stets im Auge zu behalten, ist leichter gesagt als getan. Denn bei zunehmendem Analyse- und Planungsgrad geht schon mal der Blick auf das Ganze wieder verloren. Doch die granulare Analyse ist wichtig, um neue Erkenntnisse zu generieren und wirkungsvolle Maßnahmen abzuleiten. Idealerweise wird daher eine Top-Down- und Bottom-up Planung kombiniert: Analysen und Planungen für das C-Level werden mit den Einblicken und Vorschlägen der Operativen zusammengeführt. Damit diese Gratwanderung gelingt, braucht es einen einfachen Informationsaustausch sowie ein stringentes Kommunikationsmanagement. Für beides bieten PPM-Lösungen die passenden Tools: Leicht konfigurierbare Dashboards mit wesentlichen Kennzahlen für unterschiedliche Stakeholder und hybride Roadmaps, die mit detaillierten Projekt- und Ressourcenplänen verknüpft sind, ermöglichen eine interdisziplinäre Zusammenarbeit auf drei Planungsebenen.
Die 3 Planungsebenen für Ihren Unternehmenserfolg
Projektportfolio-Lösungen bieten einen schnellen Perspektivenwechsel: von der strategischen Planung hin zu einer Analyse des Projektportfolios und der operativen Projektarbeit. IST- und SOLL-Analysen können mit einer Szenarienplanung auf einer Planungsebene dynamisch reflektiert werden, wobei notwendige Anpassungen auf anderen Planungsebenen automatisch mitberücksichtigt werden. Diese Flexibilität im Umgang mit Daten bedeutet eine enorme Verbesserung im Entscheidungsfindungsprozess und eine deutliche Steigerung Ihrer Business-Agilität.
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