PMOs haben ein schweres Standing! Ursprünglich initiiert, um das Projektmanagement in Unternehmen als Querschnittsaufgabe zu professionalisieren, werden PMOs heute vermehrt dazu aufgerufen, auch einen strategischen Mehrwert zu leisten.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie mit PMO Roadmapping die Transformation vom operativen Ressourcenmanagement zum strategischen Sparring Partner gelingt:

• Warum müssen sich PMOs strategisch ausrichten?
• Warum arbeiten strategische PMOs mit PMO Roadmapping?
• Welche Vorteile entstehen durch PMO Roadmapping?
• Warum wird gerade in Krisenzeiten das strategische PMO zum Wettbewerbsvorteil?

Warum müssen sich PMOs strategisch ausrichten?

Die Zahlen aktueller Studien sind alarmierend: Laut McKinsey glauben nur 8% der befragten Unternehmen, dass ihre jetzigen Geschäftsmodelle in naher Zukunft tragfähig bleiben. Noch nie waren die Investments in digitale Initiativen daher größer. IDC geht davon aus, dass bis 2026 die Ausgaben für die digitale Transformation von Unternehmen jährlich bis zu 16,6% steigen werden. Laut Gartner werden 70% aller durchgeführten Digitalprojekte dennoch nicht der Umsetzung der Unternehmensstrategie dienen.

Für diese extreme Kluft zwischen Projektrealisierung und strategischer Zielerreichung gibt es zwei wesentliche Ursachen: Zum einen handelten während und nach der ersten großen Pandemiephase viele Unternehmen zunächst ausschließlich reaktiv. Damit wurde die Digitalisierung zwar enorm beschleunigt, aber das ohne langfristigen Fahrplan. Gleichzeitig fehlt in vielen Unternehmen die notwendige Agilität, um Projektportfolios laufend zu evaluieren,  anzupassen und die Projektarbeit operativ neu auszurichten. Bei Projektübergaben hat sich dann oftmals viel schon wieder selbst überholt.

Daher rückt jetzt eine stärkere Verzahnung von Strategie und operativem Geschäft in den Fokus, wobei auf beiden Ebenen die Etablierung eines agilen Mindsets für den Unternehmenserfolg unabdingbar ist. PMOs kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Sie sind nach wie vor das abteilungsübergreifende Bindeglied einer Projektorganisation. Es geht aber nicht mehr nur um Planeinhaltungen, Governance-Vorgaben und Effizienzsteigerungen im Ressourcenmanagement, sondern eben um einen ganzheitlichen Zugang  zum Projektportfoliomanagement eines Unternehmens.

Warum arbeiten strategische PMOs mit PMO Roadmapping?

Mit PMO Roadmapping können PMOs ihre Projektmanagementtätigkeit um eine strategische Perspektive und Mitverantwortung erweitern. Das Tool ermöglicht einen vielfältigen, multidimensionalen Einsatz, wie es ein komplexes Geschäftsumfeld erfordert:

• Roadmaps können für die Unternehmensstrategie, aber auch für andere strategische Zwecke (z.B. Transformationsprojekte) und Abteilungen angelegt und gemanagt werden
• Die Unternehmens- oder Abteilungsstrategie kann in unterschiedlicher Granularität und Form (hybride Roadmaps) - seien es qualitative Milestones, knallharte KPIs oder pointierte Epics - definiert und abgebildet werden
• Strategische Änderungen können in einer Roadmap einfach aktualisiert und mit verknüpften Projekten synchron gehalten werden
• Unternehmensinitiativen können dank PMO Roadmapping laufend einer Analyse unterzogen werden, ob sie noch den strategischen Vorgaben des Unternehmens entsprechen

Welche Vorteile entstehen durch PMO Roadmapping?    

Gelingt es, PMO Roadmapping in die Prozessabläufe einer Projektorganisation zu integrieren, ist die höchste Evolutionsstufe eines PMOs erreicht - das Enterprise Project Management Office.

Anmerkung: Die Bezeichnung PMO für eine interne Projektmanagement-Abteilung wurde in vielen Unternehmen beibehalten, obwohl bereits professionelles Projektportfoliomanagement oder eine strategische Mitverantwortung wie bei einem Enterprise Project Management Office praktiziert wird. Deshalb gilt es, bei diesen Begriffen zu differenzieren. 

Die erfolgreiche strategische Ausrichtung des PMOs mit Hilfe von PMO Roadmapping zeichnet sich dadurch aus, dass:

• Stakeholder abteilungsübergreifend in für sie relevante strategische und operative Projektthemen eingebunden werden
• Ein Auseinanderdriften von strategischen Zielen und Projekten frühzeitig erkannt und diesem entgegengewirkt wird
• Strategische Vorgaben von Mitarbeitern in ihrer Arbeit berücksichtigt werden können
• Projekte situationsbedingt nach unterschiedlichen Merkmalen wie Kosten, Innovationsanspruch oder Kundenorientierung valide gebenchmarkt werden können
• Die Projektarbeit insgesamt strategischer ausgerichtet wird, was zu signifikant besseren Unternehmensergebnissen führt

Warum wird gerade in Krisenzeiten das strategische PMO zum Wettbewerbsvorteil?

In Krisenzeiten stehen Unternehmenspläne generell Kopf und Kosteneinsparungen werden zum Tonangeber. Rein zahlenbasiert lassen sich jedoch nicht die bestmöglichen Entscheidungen treffen. Umfassende Analysen und  Szenarioberechnungen helfen bei der Entscheidungsfindung, welche Projekte fortgeführt, neu initiiert oder gestoppt werden müssen. PMO Roadmapping ist deshalb eine wichtige Ergänzung im Toolset eines strategischen PMOs. Denn erst durch die multidimensionale Visualisierung operativer und strategischer Zusammenhänge entsteht ein Gesamtbild externer und interner Geschäftsanforderungen.

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