ServiceNow PPM gehört laut Analysten wie Gartner eindeutig zu den Marktführern im Bereich des Projektportfoliomanagements und bietet projektbasierten Unternehmen zahlreiche Einsatzmöglichkeiten entlang ihrer Wertschöpfungskette. Wir beleuchten in diesem Blog-Beitrag:

• Was Sie bei der Implementierung von ServiceNow PPM beachten sollten
• Wie Sie die Optimierungspotenziale der Plattform maximal ausschöpfen

1. Entwickeln Sie eine Implementierungsroadmap mit kurz- und langfristigen Organisationszielen

Der Anlass für die Evaluierung von Projektportfoliomanagement-Lösungen ist in vielen Fällen derselbe: Die bestehenden Tools können die Anforderungen einer agilen und effizienten Projektmanagementorganisation nicht mehr erfüllen. Doch die Implementierung einer neuen PPM-Lösung bewirkt nicht automatisch bessere Prozessabläufe.  Es gilt, Prioritäten zu setzen und dabei ein gutes Gleichgewicht von dringendem Verbesserungsbedarf, strategischen Zielvorstellungen, aber auch möglichen Quick Wins durch die Plattform zu erreichen. Die Definition von KPIs für die potenzielle Implementierung einzelner Projektmodule liefert dafür eine solide Entscheidungsbasis. 

2. Wählen Sie den passenden Implementierungspartner

Das ServiceNow-Implementierungspartner-Netzwerk ist groß und transparent: Zertifizierungslevels mit strengen Kriterien sichern eine hohe inhaltliche Expertise und Umsetzungskompetenz der Akteure. Unterschieden wird zwischen:

• reinen Resellern der ServiceNow-Produkte
• Consulting-Firmen mit Implementierungsservices
• Managed-Service-Anbietern
• Unternehmen, die beim Customizing und der Integration von Drittsystemen unterstützen

Capture ist ein ServiceNow-Premier-Partner: Wir spezialisieren uns auf die Implementierung und Integration von PPM-Lösungen.  

Praxis-Tipp: Aus PPM Success Stories lernen

 3. Identifizieren Sie präventiv technische, personelle und strukturelle Hürden für die Implementierung

Ein wichtiges Erfolgskriterium bei der PPM-Implementierung ist die frühzeitige Auseinandersetzung mit Projektrisiken und präventiven Maßnahmen. Projekthürden können technischer, personeller und struktureller Natur sein. Alle drei Bereiche gilt es gleichermaßen zu reflektieren und proaktiv zu gestalten. Auf technischer Ebene ist eine Auseinandersetzung mit der Datenarchitektur essenziell. Auf personeller Ebene kann die Identifikation von potenziellen PPM Ambassadors, aber auch Kontrahenten für den positiven Projektverlauf hilfreich sein. Strukturell kann die Einrichtung abteilungsübergreifender Committees dabei unterstützen, die Auswirkungen von PPM in unterschiedlichen Abteilungen zu managen.  

4. Investieren Sie in professionelles Change Management

Die PPM-Implementierung ist ein großer Meilenstein für Ihre Organisation und erfordert ein entsprechendes Investment. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt Personalentwicklungsmaßnahmen, denn erst dadurch wird das Potenzial eines digitalen Projektportfoliomanagements wirksam. Veränderungen in der Arbeitsweise und dem organisationalen Mindset zu bewirken, wie etwa eine erhöhte Sorgfalt bei der Datenerfassung, ist keine triviale Aufgabe. Die neue PPM-Lösung mag zwar für die Mitarbeiter:innen auch vieles vereinfachen, aber diese Vorteile müssen sichtbar gemacht und laufend kommuniziert werden.

5. Erarbeiten Sie für Ihre Implementierungsphasen solide Projektpläne

Was als Praxis-Tipp zunächst paradox klingen mag, ist dem Phänomen interner Projekte geschuldet. Für Projektportfoliomanagement-Experten ist das  Projektmanagamentgeschäft das tägliche Brot, und doch kann das eigene Projekt im Geschäftsalltag zu kurz kommen. Definieren Sie Ihre Implementierungsphasen und brechen Sie diese in eigene Projektpläne herunter.    

6. Beachten Sie: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Die Unternehmenswelt dreht sich schnell. Sind neue Prozesse und Arbeitsweisen einmal etabliert, ist zwar viel erreicht, aber richtig nachhaltig wird es erst, wenn Sie nach dem abgeschlossenen Implementierungsprojekt mit konkreten, wiederkehrenden Weiterentwicklungsmaßnahmen Ihres Projektportfoliomanagements fortsetzen. Denn:

• neue Mitarbeiter:innen müssen geonboardet werden
• strategische Schwerpunkte können sich verändern und auf die Ablauforganisation auswirken und
• als lernende Organisation werden auch immer wieder unerwartete Impulse auftauchen, die zu mehr Effizienz und Innovation im Arbeitsalltag beitragen

 7. Bauen Sie intern ServiceNow-SPM-Expertise auf

PPM entwickelt sich laufend weiter und ist mittlerweile Teil der ServiceNow-Strategic Portfolio-Management-Lösung. Setzen Sie sich mit den Möglichkeiten der Plattform auseinander, um Ihre digitale Transformation zu beschleunigen.

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