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Krisensicher: 5 Erfolgsfaktoren im ganzheitlichen Projektmanagement

Die Geschäftswelt steht nicht still. Bei zahlreichen Unternehmen hat sich in den letzten Monaten der Fokus der Geschäftstätigkeiten allerdings grundlegend verschoben. Lesen Sie in diesem Beitrag:

  • Wann Unternehmen ihr Projektmanagement professionalisieren
  • Was ein aussichtsreiches Project Management Office (PMO) ausmacht
  • Wie Sie mit 5 Erfolgsfaktoren ein ganzheitliches Projektmanagement sicherstellen
  • Warum Capture SmartStart und agile Services Ihre PMO-Implementierung oder Transformation beschleunigen

Zentrale Treiber der Projektmanagement-Professionalisierung

Der Zeitpunkt für die Einführung eines PMOs ist in den letzten Jahren bei 42% der europäischen Unternehmen mit wirtschaftlichen oder unternehmerischen Krisenphasen zusammengefallen. Die Unternehmensberatung Roland Berger hat folgende Treiber für die Professionalisierung von Projektmanagement identifiziert:

  • Steigende Unternehmenskomplexität
  • Schwierigkeiten im Umsatzwachstum
  • Umsatzrückgänge
  • Kostensteigerungen
  • Plötzliche Ereignisse

Das magische Dreieck im ganzheitlichen Projektmanagement

Wir bei Capture Europe können diese Studienergebnisse aus eigener Projektgeschäftserfahrung nur bestätigen. Seit COVID-19 ist zum Beispiel die Nachfrage an Projektmanagement-Lösungen deutlich gestiegen. Das ist verständlich: Wenn das “magische Dreieck” Kosten, Zeit und Qualitätsanspruch - stärker in den Vordergrund rückt, sind professionelle, ganzheitliche Projektmanagementstrukturen der richtige Lösungsweg. 

 

Organisationale Top-Performance durch ganzheitliches Projektmanagement

Doch die Etablierung einer neuen Organisationseinheit, die Projekte bereichsübergreifend steuern soll, ist leichter gesagt als getan. Es gilt Prozesse, Technologien und den Faktor Mensch gleichermaßen zu berücksichtigen. Und das regelmäßig, sowie nachhaltig. Ein Blick auf jene Unternehmen, die bereits eine Success Story im PMO etabliert haben, verdeutlicht vor allem die Bedeutung von ganzheitlich gelebtem Projektmanagement. Denn die Profiteure von professioneller Projektorganisation haben alle unternehmerischen Hebel in Bewegung gesetzt, um das Ziel eines bestmöglichen Ressourceneinsatzes zu erreichen. Sie weisen im Durchschnitt über 80% an Projekten aus, die im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen bleiben.

Mit den folgenden 5 Erfolgsfaktoren stellen auch Sie ein gewinnbringendes PMO sicher!

Erfolgsfaktor 1: Top-Management einbinden

Der stärkste Hebel für die Entwicklung einer ganzheitlichen Projektmanagementkultur ist die aktive Einbindung des Top-Managements. In der Unternehmenspraxis beschränkt sich die Auseinandersetzung des Vorstands mit dem  PMO oft nur auf grundsätzliche Entscheidungen zur Einführung selbst. Danach wird die strategische und operative Begleitung des PMOs traditionellerweise an die Controlling-Abteilung übergeben.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Geschäftsführung mit Hilfe des PMOs Unternehmenskennzahlen grundlegend beeinflussen kann. Dafür braucht es aber:

  • Entscheidungsbefugnisse im PMO
  • Adaptierbare Prozesse je nach Projekt
  • Den Support der Fachabteilungen

Unternehmenspolitisch betrachtet sind das enorme Herausforderungen. Daher ist die Unterstützung des Top-Managements unbedingt erforderlich, um in der Organisation ein leistungsstarkes PMO zu verankern.

Erfolgsfaktor 2: Erfahrene Mitarbeiter einsetzen

Das Kompetenzprofil ausgezeichneter PMO-Mitarbeiterinnen erinnert an jenes von versierten Führungskräften mit vielfältigem Erfahrungshintergrund. Was zählt, ist die Kombination an technischen Skills und hoher Sozialkompetenz. Besetzen Sie Ihr PMO wenn möglich mit Experten. Diese sollten neben ihrer Fachexpertise fundierte Projektmanagementerfahrung mitbringen und exzellente Kommunikationsfähigkeiten ausweisen. Ein seniores, diverses PMO-Team kann Projekte im Sinne eines holistischen Unternehmensansatzes mit dem Anspruch maximaler Zielerreichung am besten umsetzen.    

Erfolgsfaktor 3: Professionelles Stakeholdermanagement etablieren

Für die Etablierung eines ganzheitlichen PMOs gilt es, neben der Einbindung der Geschäftsführung und dem Einsatz geeigneter PMO-Mitarbeiter, unternehmensweit Mitstreiter zu gewinnen. Die Bedeutung von Stakeholdermanagement bei bereichsübergreifenden Initiativen und Aufgaben ist bestens bekannt, geht aber im Tagesgeschäft nach dem Kick-off oftmals verloren. Erfolgreiches PMO besticht ausnahmslos durch intensive und gut geplante Kommunikation. Diese gilt als wesentlicher Bestandteil der PMO-Arbeit und wird daher in der eigenen Ressourcenplanung entsprechend berücksichtigt.

Erfolgsfaktor 4: PPM Software-Lösungen frühzeitig evaluieren

Zahlreiche Studien zur Effektivität von PMOs betonen vor allem den Erfolgsfaktor Technologie. Best Practice Unternehmen mit gut verankerten PMOs haben die Entscheidung zu Projektmanagement-Tools frühzeitig mit allen relevanten Stakeholdern getroffen. Denn führende Projektmanagement-Lösungen unterstützen auch beim Design und der Implementierung neuer Prozesse, wodurch nachweislich ein Leistungsschub für das ganzheitliche Projektmanagement möglich wird. Die Einführung professioneller Projektmanagement-Software steigert die Erfolgsrate eines PMOs bis zu 60%!

 Erfolgsfaktor 5: Inkrementellen Kulturwandel fördern

Die Tragweite ganzheitlichen Projektmanagements ist enorm, sollte aber bei der Einführung und Umsetzung nicht einschüchtern. Denn ganzheitliches Projektmanagement ist und bleibt “work in progress”. Ein professionelles PMO muss agil sein und sich die Möglichkeit zu schnellen Prozessadaptierungen trotz starker Project Governance bewahren. Auch das Sichtbarmachen von Teilergebnissen und eine hohe, ernst genommene Transparenz bei laufenden Projekten fördert die positive Wahrnehmung und unternehmensweite Unterstützung des Teams.

Praxis-Tipp: Mit Capture SmartStart und agilen Services zum erfolgreichen PMO!

Bei der Einführung und Weiterentwicklung ganzheitlichen Projektmanagements kann die organisationale Lernkurve durch externe Unterstützung beschleunigt werden. Mit dem Capture Produkt- und Serviceangebot rund um Projektportfoliomanagement adressieren wir die Bedürfnisse ganzheitlich ausgerichteter Projektmanagementorganisationen unterschiedlichen Reifegrades.

Capture Smart Start ist genau das Richtige für Sie, wenn Sie gemeinsam mit einem unabhängigen Technologieberater Projektmanagement-Lösungen methodisch evaluieren wollen. Unsere Consultants fokussieren auf Ihre organisationalen Anforderungen und matchen diese mit dem passenden Software-Angebot. Als erfahrener Implementierungspartner begleiten wir Sie auch beim technischen Roll-out.

Unsere agilen Services unterstützen Sie dabei, Ihre Technologielösung mit smarten Prozessen und hoher Mitarbeiterzufriedenheit zu kombinieren. Entwickeln Sie Ihr ganzheitliches Projektmanagement mit maßgeschneiderten Trainings und Workshops für unterschiedliche Stakeholder-Gruppen

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