Was ist das Erfolgsrezept effektiver Projektmanagementorganisationen? Neben effektiven Geschäftsprozessen und anwenderfreundlichen Arbeitstools gehört auch eine aktive und laufende Auseinandersetzung mit den erhobenen Daten dazu.

Wir beleuchten in diesem Blog-Beitrag:

• Welche Datenmanagementstrategien in der Praxis von Projektmanagementorganisationen dominieren.
• Welche Best Practices sich bei den führenden PMOs bewährt haben.
• Wie PPM-Lösungen zu der Entwicklung einer datenbasierten Organisation beitragen.

Erfolgsfaktor: Entwicklung der Datenmanagementstrategie

80% der Unternehmen verfügen über kein effektives Datenmanagement. Unsere Erfahrung zeigt, dass Datenmanagementstrategien in den meisten Unternehmen ein Nebenprodukt von Prozessgestaltungen und Reportingpflichten sind. Damit wird jedoch das Potenzial des digitalen Datenmanagements für die moderne Geschäftssteuerung bei weitem nicht ausgeschöpft. Sogar Unternehmen mit eigenen Business Intelligence Teams scheitern oft daran, Datenmanagement strategisch zu betreiben, da im Tagesgeschäft Ad-hoc Anfragen und Herausforderungen bei der Datenaufbereitung gemanagt werden müssen.

PMOs mit modernen PPM-Lösungen eignen sich hervorragend dazu, Geschäftsentscheider kontinuierlich mit relevanten Einblicken in das operative Geschäft zu versorgen und sie in die Lage zu versetzen, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Dafür gilt es zunächst die wichtigsten KPIs zu definieren. Dies gelingt, indem mögliche Kennzahlen daraufhin geprüft werden, wie sie die Erreichung der Unternehmensziele unterstützen.

Erfolgsfaktor: Optimierung der Datenqualität

Wenn Ihr PMO bereits längere Zeit die Analytics-Funktionalitäten einer PPM-Lösung nutzt, kann es vorkommen, dass die Vielfalt der erhobenen Daten bei der Umsetzung von Maßnahmen keinen konkreten Mehrwert mehr schafft. In diesem Fall gilt es, das Datenmanagement wieder zu konsolidieren und auf seine Effektivität hin zu testen. Durch die Vielzahl an möglichen Systemintegrationen können Datenauswertungen fehleranfällig werden bzw. müssen manuell zusammengeführt werden. Eine frühzeitige Automatisierung von Datenpipelines ist ein wichtiges Investment, um ein nachhaltiges, ausbaufähiges und flexibles Reporting zu gewährleisten.

Erfolgsfaktor: Definierung der Data Governance

Durch die Rollenrechte Ihrer PPM-Lösung ist die direkte Einsicht und Bearbeitung von vorhandenen Daten einfach zu definieren und steuerbar. In der Praxis ist damit das Thema Data Governance oftmals nahezu abgedeckt. Dadurch bleiben allerdings viele wertvolle Datenerkenntnisse in Silos verborgen. Die Entwicklung eines Data Governance Frameworks unterstützt Ihre Organisation dabei ein abteilungsübergreifendes, aktiv genutztes Datenmanagement auszurollen. Mehr Datentransparenz eröffnet Möglichkeiten für Synergien

und frühzeitige Risikoerkennung, erfordert aber auch eine ernste Auseinandersetzung mit Compliance-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen, sowie gegebenenfalls angepassten Geschäftsprozessen.

Erfolgsfaktor: Investition in Change Management

PMOs mit leistungsstarken PPM-Lösungen und einer Datenstrategie können ihren Wirkungsgrad im Unternehmen deutlich ausweiten. Das kann intern zunächst zu Widerständen und Konflikten mit anderen Abteilungen führen, muss aber nicht so sein: Ihr PMO soll nicht die Data Governance für Ihr Unternehmen entwickeln, kann und sollte aber wichtiger Impulsgeber sein. Ein datengetriebenes PMO unterstützt gezielt in der strategischen Umsetzung, definiert diese deshalb aber noch lange nicht. Das PMO konkurriert auch nicht mit der Business Intelligence Unit, kann aber im Schulterschluss mit dieser das Unternehmen schneller vorwärts bringen. Reflektieren Sie abteilungsübergreifend die zentralen Schnittstellen im Unternehmen und schaffen Sie neue Prozesse und Strukturen, die je nach technologischer Möglichkeit, personeller Ressourcen und Fähigkeiten der jeweiligen Abteilungen Ihre Business Agility fördern.

Möchten Sie die wichtigsten Schritte für eine datengesteuerte Projektmanagement-Organisation kennen lernen? Sie können unsere untenstehende Checkliste  herunterladen.

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