PPM-Software wird vordergründig mit professionellem Projektmanagement assoziiert. Funktionalitäten wie bereichsübergreifende Projektkoordination und Ressourcenoptimierung stehen dabei im Fokus. Doch Projektportfoliomanagement ist vor allem eine ganzheitliche Lösung für Projektorganisationen. In diesem Capture Blog-Beitrag widmen wir uns daher dem Thema PPM-Strategieumsetzung und entlarven fünf Mythen rund um den Einsatz von PPM-Lösungen.

Erfahren Sie:

• Wie Sie mit PPM die Lücke zwischen Unternehmensstrategie und Projektumsetzungen schließen
• Warum das Top-Management mit PPM-Lösungen arbeiten sollte
• Welche Funktionalitäten Sie für das strategische Portfoliomanagement und die Unternehmensführung nutzen können

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Mythos Nr. 1: PPM-Software optimiert nur die operative Projektorganisation

Kein Zweifel, PPM-Lösungen professionalisieren Ihre Projektorganisation. Mit dem Software-Einsatz können Sie Projektmanagement-Prozesse automatisieren und nachvollziehbar dokumentieren. Durch smarte Projektmanagement-Tools wie adaptive Projektpläne werden Projektmitarbeiter effektiver eingesetzt, und dank größerer Transparenz und Planbarkeit steigt zudem die Mitarbeitermotivation – ein weiterer wichtiger Hebel für die Ressourcenoptimierung. Damit beschäftigen sich zu Beginn der PPM-Einführung tatsächlich die meisten Organisationen. Darüber hinaus stellt die Software aber in ebenso großem Umfang auch strategische Funktionalitäten bereit:

• Die Business Intelligence Features der PPM-Software unterstützen bei der Evaluierung vergangener und laufender Projekte zwecks besserer Entscheidungsfindung bei Strategiefragen
• Unternehmensstrategien werden durch eine gute Projektportfolioanalyse und konsequente Projektpriorisierung sichtbarer
• Zielvorgaben können auf einzelne Projekte und Mitarbeiter heruntergebrochen werden: das Commitment der gesamten Organisation gegenüber der PPM-Strategieumsetzung steigt

Mythos Nr. 2: Effektive Strategiearbeit ist eine Frage von Erfahrung und Bauchgefühl 

Die Geschäftswelt ist durch die Digitalisierung und die moderne Arbeitswelt ungemein komplexer geworden. Selbstverständlich sind Erfahrung und Intuition nach wie vor wertvolle, wenn nicht sogar die wichtigsten Ingredienzien erfolgreicher Entscheidungsfindung. Wer würde aber auf die Kenntnis frühzeitiger Trendentwicklungen verzichten wollen, wenn sie als Daten und Fakten verfügbar sind? Das Management erhält mit einer PPM-Lösung ein modernes Steuerungscockpit, dass sowohl die strategische Planung als auch die PPM-Strategieumsetzung unterstützt.

Mythos Nr. 3: PPM folgt immer dem Wasserfallmodell

Führende PPM-Lösungen wie ServiceNow und Clarity sind methodisch flexibel und passen sich an die Unternehmensorganisation an. Agile Methoden sind im Aufwind und werden bevorzugt mit bewährten Projektmanagementmethoden kombiniert. Die Flexibilität der Software hinsichtlich Datenmanagement und Prozessgestaltung bietet ausreichend Spielraum, um die PPM-Strategieumsetzung laufend zu steuern und weiterzuentwickeln. Neue Maßnahmen können mit PPM-Software innerhalb weniger Stunden statt Wochen initiiert werden.  

Mythos Nr. 4: Für die PPM-Strategieumsetzung braucht es komplementäre Lösungen

Die Möglichkeiten, KPIs vorzugeben und zu messen – also Balanced Scorecards zu erstellen –  sind im PPM implementiert und erfordern keine zusätzlichen Lösungen wie beispielsweise Strategy Execution Software. Die hohe Kunst besteht eher darin, die PPM-Strategieumsetzung aktiv zu betreiben, indem man das Potenzial von PPM vollständig ausschöpft, und den Nutzerkreis der Software auf das Top-Management erweitert.

Mythos Nr. 5: PPM-Software ist nur für IT-Abteilungen großer Organisationen geeignet

Der PPM-Einsatz ist historisch in IT-Organisationen verankert. Die Software hat aber schon längst einen Fixplatz in großen Project Management Offices und damit in zahlreichen Business Units an Bedeutung gewonnen. Entsprechend hat PPM sich in seinem Inhalt und Umfang vielfältig gewandelt und steigert in unterschiedlichen Organisationen die Wertschöpfung.

Das Erfolgsgeheimnis der Business Champions: PPM-Strategieumsetzung

Organisationsentwicklung kennt viele Hebel: Prozessoptimierung – HR-Maßnahmen – die optimale Projektauswahl. Projektportfoliomanagement unterstützt auf all diesen Ebenen. Laut Gartner wird der Fokus der erfolgreichsten Unternehmen in den kommenden zehn Jahren auf die PPM-Strategieumsetzung gerichtet sein. Alle Entscheidungen und Aktivitäten müssen mit der Unternehmensstrategie gebenchmarkt werden. Der Mut zum “kompromisslosen” Handeln wird durch datenbasierte Entscheidungsgrundlagen unternehmensweit legitim.

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