Erfolgsturbo: Projektmanagement für die digitale Transformation

Digitale Transformation wird zur Hauptpriorität

Chief Digital Officers haben aktuell sehr gute Voraussetzungen, um Digitalisierungsagenden in ihren Unternehmen voranzutreiben. Laut einer aktuellen BITKOM-Studie schätzt der Durchschnitt der befragten Unternehmen ihren Digitalisierungsfortschritt auf einer Skala von 1-10 mit 5,7 noch verhalten ein. 85% stehen der digitalen Transformation positiv gegenüber – ein grundlegender Stimmungswechsel im Vergleich zu den Vorjahren, der sich auch in der Investitionsbereitschaft der Unternehmen widerspiegelt. Immerhin: vier von zehn der Befragten haben die Digitalisierung ihrer Prozesse und Geschäftsmodelle beschleunigt. Diesen Aufwind gilt es nun für den Erhalt und Ausbau von Wettbewerbsvorteilen zu nutzen.

Von Projektmanagement zu Projektportfoliomanagement (PPM): Steuern Sie den digitalen Wandel!

Die digitale Transformation eines Unternehmens zeichnet sich durch mehrere bereichsübergreifende Projekte aus, die sich gegenseitig beeinflussen. Passende Managementtools für Verantwortliche, erleichtern die Komplexität zu handhaben und unternehmensweit Digitalisierung strategisch zu implementieren.

Wir zeigen die fünf Handlungsfelder für professionelles Projektmanagement von digitaler Transformation:

1. Strategische Weitsicht und operative Exzellenz:  Verzahnen Sie Ihre Digitalisierungsstrategie mit der Projektumsetzung
2. Optimaler Einsatz von Ressourcen: Setzen Sie vorhandene Budgets und ihr Humankapital bestmöglich ein
3. Gutes Stakeholdermanagement: Nutzen Sie Zahlen, Daten und Fakten für die hohe Kunst der Kommunikation
4. Best Practices für zukünftige Projekterfolge: Entwickeln Sie eine leistungsstarke Projektorganisation
5. Risikomanagement, bevor es zu spät ist: Führen Sie regelmäßig Risikoanalysen durch 

Handlungsfeld 1: Strategische Weitsicht und operative Exzellenz

Die Digitalstrategie eines Unternehmens braucht eine starke Vision und kluge Umsetzungsmaßnahmen. Mit Projektportfoliomanagement können Sie Unternehmensziele visualisieren, messen, überwachen und flexibel anpassen. Sie können:

• Projekte nach einheitlich festgelegten Standards miteinander vergleichen
• Projektverläufe durch rasche Entscheidungen steuern
• Parallel laufende Aktivitäten verhindern
• Quick Wins identifizieren und
• Ihre Organisation endgültig von Silo-Denken befreien.

TIPP:

PPM führt strategisches Handeln mit smarten Projektmanagement-Tools zusammen. Das Resultat: Alle Initiativen bleiben strategisch relevant. Gleichzeitig gewinnen Sie durch die Transparenz der operativen Tätigkeiten über mehrere Projekte hinweg neue wichtige Impulse für die weitere Strategiefindung.

Handlungsfeld 2: Optimaler Einsatz von Ressourcen

Chief Digital Officers agieren in einem dynamischen Umfeld, in dem sich Projektprioritäten schnell verändern. Deshalb reicht es nicht, einzelne Projekte im Detail zu verstehen. Vielmehr müssen alle Maßnahmen mit Fokus auf das Hauptziel ausgerichtet, beurteilt und weiterentwickelt werden. Projektmanagement 4.0 geht dank PPM-Lösungen über die Kostenkontrolle von Projekten weit hinaus. Digitale Vorreiter managen ihre Projekte längst wie die Finanzprofis, nämlich in Portfolios, die Risiken ausgleichen und “Gewinne” maximieren.

TIPP:

Beim Projektmanagement für die digitale Transformation geht es um die richtigen Aktivitäten zum bestmöglichen Ressourceneinsatz. Dafür braucht es umfassendes Wissen zu benötigten Projektmitteln und die Möglichkeit zu schnellen, aussagekräftigen Analysen. Die Daten und Tools stellen Ihnen PPM-Lösungen wie ServiceNow ITBM, Clarity und Rally out-of-the-box zur Verfügung. 

Handlungsfeld 3: Gutes Stakeholdermanagement

Projektmanagement für die digitale Transformation ist eine besonders herausfordernde Kommunikationsaufgabe. Chief Digital Officers müssen eine ganzheitliche Sicht des unternehmenseigenen Transformationsprozesses vertreten. Gleichzeitig gilt es mit Bereichsleitern auch dann einen Konsens zu finden, wenn ihre eigenen Projekte im Portfolio nachteilig abschneiden. PPM-Lösungen werden nicht dabei helfen, Organisationsstrukturen zu verändern. Wenn die Budgetverantwortung bei den Fachabteilungen liegt, wird es schwer, die Digitalstrategie jederzeit nach objektiv möglichen Kriterien voranzutreiben. PPM unterstützt aber sehr wohl dabei, ein besseres Verständnis für Managemententscheidungen zu etablieren, die auch bereichsübergreifend positiv mitgetragen werden können.  

TIPP:

Setzen Sie PPM-Lösungen für eine transparente Kommunikation ein. Zahlreiche Analyse- und Reporting Funktionalitäten erleichtern es, unterschiedliche Stakeholder up-to-date zu halten. 

Handlungsfeld 4: Best Practices für zukünftige Projekterfolge

Es steht außer Frage, dass die digitale Transformation für Unternehmen in vielen Bereichen Pionierarbeit bedeutet! Doch es ist nie zu früh, aus Projekterfolgen oder Fehlern zu lernen und dieses Wissen in den weiteren Projektverlauf sowie andere Projekte einfließen zu lassen. PPM-Lösungen stehen für eine neue Generation optimal ausgerichteter Projektarbeit. Standardprozesse rund um Projektplanung und Controlling werden durch neue praxisrelevante Projektmanagementfunktionalitäten laufend erweitert. Ein Blick auf die Add-ons von marktführenden Standardlösungen verdeutlicht, in welchen Bereichen bereits an weiteren innovativen Lösungsansätzen gearbeitet wird. Hier drei Beispiele:

• Alternative Visualisierungen zu Gantt-Charts
• die methodische Weiterentwicklung durch Anlehnung an DevOps-Ansätze und
• eine anwenderfreundliche Zeiterfassung, die zugleich relevante Aussagen zu Projektressourcen ermöglicht

TIPP:

Reflektieren Sie regelmäßig Ihre Projekt-Learnings und versuchen Sie diese in Ihre digitalen Arbeitsprozesse einfließen zu lassen. Das könnte unter Umständen ein Customizing Ihrer Projektmanagement-Lösung erfordern. Versuchen Sie aber auch von der Projektarbeit anderer zu profitieren. Denn Software ist letztlich nichts anderes als in Features gegossene Erfahrung.

Handlungsfeld 5: Risikomanagement, bevor es zu spät ist

Im Projektmanagement für die digitale Transformation spielt professionelles Risiko eine entscheidende Rolle für den Umsetzungserfolg. Die Einflussfaktoren zur Machbarkeit von Projekten zu kennen und entsprechend zu tracken, kann frühzeitig negative Kettenreaktionen verhindern. Der Detailgrad des Risikomanagements kann sich je nach Organisationsreife und Umfang der digitalen Transformation unterscheiden. Für viele Chief Digital Officers ist es bereits eine große Entlastung, interne und externe Risikodimensionen einzelner Projekte vergleichen zu können. Denn dadurch differenziert sich Ihr Projektportfolio nochmals besser aus und fördert die richtigen Entscheidungen.

TIPP:

Risikomanagement bietet in der operativen Projekttätigkeit große Vorteile. Bei einer erfolgreichen Transformation müssen viele digitale Zahnräder ineinanderlaufen. Die wichtigsten Problemherde identifizieren zu können, ist nicht nur eine Frage der Schadensbegrenzung, sondern auch des psychischen Komforts, die Dinge in der Hand zu haben.       

Projektportfoliomanagement: Das Ass der digitalen Transformation

Wir durften in den letzten Jahren zahlreiche Unternehmen wie UBS, Uniqa und Borealis bei der Weiterentwicklung ihrer Projektmanagement-Lösungen begleiten. Unsere Consultants haben dabei erfahren, wie positiv sich die Einführung von PPM-Methoden auf die gesamte digitale Transformation auswirkt. Jede Organisation startete ihr Implementierungsprojekt gemäß des eigenen Kerngeschäfts mit spezifischen Herausforderungen und Prioritäten. Alle Kunden erkannten gleichermaßen, dass eine höhere Projekttransparenz ihre Umsetzungsstärke bedeutend steigert. Wenn Sie die Potenziale professionellen PPM nutzen wollen, bieten wir Ihnen gerne ein kostenfreies Beratungsgespräch an.    

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