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Die Geschäftswelt nach COVID-19
Seit über einem Jahr befindet sich die Welt im Ausnahmezustand. Zahlreiche Planungen wurden durch die Pandemie erschwert, genau deswegen gewann professionelles, digital gestütztes Projektmanagement für nahezu jedes Unternehmen an Bedeutung. Die folgenden fünf Trends im Projektmanagement wurden zwar nicht durch COVID-19 verursacht, aber definitiv beschleunigt und werden auch künftig relevant bleiben.
In projektbezogenen Organisationen sind aktuell neue Management-Tools gefordert, die die virtuelle (Homeoffice)-Zusammenarbeit unterstützen. Es ist eine klare Leadership-Aufgabe, Projektportfolios klug zu managen, um smartes Ressourcenmanagement zu erzielen.
Die einen freuen sich, die anderen leiden darunter: Das Homeoffice liefert Stoff für Kontroversen. Bekanntlich gehen auch die Meinungen von Unternehmen im Umgang mit Homeoffice-Regelungen weit auseinander. So ist es nach wie vor eine Frage persönlicher Entscheidungen und ihrer Unternehmenskultur, ob Produktivitätseinbußen oder -steigerungen realisiert werden. Unabhängig von der Grundeinstellung zu virtueller Zusammenarbeit steht der Bedarf an größerer Transparenz und Flexibilität in projektbezogenen Organisationen spätestens jetzt außer Frage. Excel-Sheets haben für eine aussagekräftige Abbildung von Projekten sicherlich ausgedient, denn Projektpläne müssen schnell adaptierbar und für alle Projektmitglieder mit den entsprechenden Benutzerrechten nachvollziehbar sein. Der Trend im Projektmanagement geht hier hin zu modernen Projektportfoliomanagement-Lösungen: sie bilden komplexe Projektorganisationen entlang des gesamten Projektlebenszyklus’ ab und ermöglichen rasches Handeln durch einen 360-Grad-Blick auf laufende Projekte.
Die Kapazitätsplanung und das Controlling standen schon immer im Zentrum von Project Management Offices (PMO). Während Krisenzeiten steigt der Druck auf ProjektmanagerInnen nochmals mehr. In einer aktuellen Befragung von PMtimes bestätigen 45% der Projektverantwortlichen, dass das Ressourcenmanagement zu ihren größten Herausforderungen zählt.
Dem Trend zum professionellen Portfolio Projektmanagement sollte rasch gefolgt werden: Ständig wechselnde Prioritäten, Teamkonstellationen und finanzielle Abwägungen erfordern aussagekräftige Zahlen, die ohne Projektportfoliomanagement-Lösung nur sehr schwer zur Verfügung gestellt werden können. Zwar haben das Bauchgefühl und die Unternehmenspolitik bei Entscheidungen nicht ausgedient, aber kaum ein Manager kann und will heute noch auf zahlenbasierte Erkenntnisse verzichten. Dynamik und Veränderung sind keine kurzfristigen Phänomene, sondern beständige Realität. Daher wird es auch künftig zur Routine werden, laufend Szenarien durchzurechnen, Plandaten anzupassen und Änderungen in Projektverläufen zeitgerecht zu kommunizieren. Wer diese Arbeit auf Grund mangelnder Tools und Datenlagen nicht leisten kann, bleibt mittelfristig nicht wettbewerbsfähig.
Ein schneller Start in professionelles Projektportfoliomanagement ist trotz sehr spezifischer Anforderungen möglich. Grundsätzlich ist egal, ob Sie ausschließlich auf agile Projektmethoden setzen, ansatzweise noch immer dem Wasserfallmodell folgen oder dank eines hohen Reifegrades Ihrer Organisation zu einem eigenen Projektmanagementstil gefunden haben: Unsere Erfahrung zeigt, dass es eine überschaubare Vielzahl an generischen Prozessen und Best Practices gibt, die alle möglichen Projektmanagementstrukturen abbilden können. Der Trend im Projektmanagement ist aktuell auf „Schnellstart“ ausgerichtet - zum Beispiel bei Capture SmartStart sind Projektmanagementstrukturen vorkonfiguriert verfügbar und können zeitnah für Kunden aufgesetzt werden. Vorwärts gerichtete Unternehmen müssen jedenfalls nicht mehr wegen vermeintlich hoher Projektaufwände darauf verzichten, einzelne Prozessschritte zu digitalisieren.
Wie viele Projekte halten die Zeit- und Budgetvorgaben tatsächlich ein? Sie können die Quote mit einer leistungsfähigen Portfoliomanagementlösung deutlich steigern. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass aus Fehlern gelernt wird und Erfahrungen sich in verbesserten Prozessabläufen widerspiegeln. Project Governance-Strukturen sollten den Rahmen dafür vorgeben, wie Projekte umgesetzt werden. Damit Projektvorgehen aber einem “einheitlichen” Standard folgen können, reicht es nicht aus, generelle Projektabläufe inklusive vorgesehener Softwarenutzung einmalig zu dokumentieren. Im Projektmanagement zeichnet sich der Trend „agile Project Governance“ ab - lebendiger, interaktiver Prozess mit genügend Freiraum. Solange laufende Projekte regelmäßig reflektiert werden und zum Profil einer lernenden Organisation beitragen, darf das Regelwerk dann mitunter auch knapper ausfallen. Entscheidend ist, dass neues Wissen dabei nicht wieder versickert, sondern explizit gemacht werden kann. Keine leichte Aufgabe! Fest steht, Agilität ist nicht nur in Fachteams gefordert, sondern selbstverständlich auch im PMO und auf höchster Unternehmensebene, also von jenen ProtagonistInnen, die Project Governance einfordern und verantworten.
Die Jobprofile von Portfolio- und Projektmanagern sind durch die neue Arbeitswelt deutlich anspruchsvoller geworden. Erfolg von PMOs wird vor allem an den folgenden zwei Kriterien gemessen:
Der fortwährende Trend zu autonomen, organisationsübergreifenden Projektteams bedingt neue komplexe Formen der Zusammenarbeit, die exzellente Abstimmungen erfordern. Das ist ohne eine leistungsfähige Projektportfoliomanagement-Lösung kaum vorstellbar.
Insgesamt hat die Digitalisierung innerhalb der Unternehmenslandschaft zuletzt einen großen Sprung nach vorne gemacht. Viele Unternehmen haben während der Corona-Krise verstanden, dass die digitale Transformation nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch des menschlichen Umdenkens ist. Diesen Weg gilt es nun im selben Tempo fortzusetzen.
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