Wie präzise ist Ihre Projektplanung? Wie zufrieden sind Sie mit dem Ressourceneinsatz Ihrer Organisation? Und wie kann PPM eine optimale Ressourcenauslastung unterstützen? Wir widmen uns im folgenden Blog-Beitrag dem Profil der lernenden Projektorganisation.

Lesen Sie:

• Welche Herausforderungen Unternehmen beim Ressourceneinsatz ohne PPM bewältigen müssen
• Wie Ressourcenmanager von PPM profitieren
• Wie die gesamte Organisation durch einen digital stringent gemanagten Ressourceneinsatz an Agilität und Performance zulegt
• Warum viele Organisationen noch zögern, PPM trotz aller Vorteile zu implementieren

Herausforderungen beim Ressourceneinsatz ohne PPM

Jede Projektorganisation hat unabhängig von ihrem agilen Reifegrad ähnliche Herausforderungen zu meistern. Es gilt, vorausschauende Projektpläne zu erstellen, Ressourcen zuzuteilen, diese im weiteren Projektverlauf zu managen, bei Änderungen optimale Lösungen über das gesamte Projektportfolio hinweg zu finden und mit allen Stakeholdern abzustimmen. Professionelles Projektmanagement zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass Learnings aus laufender Arbeit in die weitere Entwicklung der Projektorganisation einfließen. All das wird in vielen Organisationen nach wie vor mit Excel-Sheets und persönlicher Kommunikation gemanagt, was viel Verwaltungsaufwand bedeutet und auf Grund mangelnder Transparenz meist auch zu keiner optimalen Nutzung von Ressourcen beiträgt. 

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Auf Wiedersehen Excel: Die PPM-Vorteile im Überblick  

Die Komplexität des Projektmanagements und die stetige Verbesserung des Ressourceneinsatzes im Speziellen kann dabei mit PPM-Lösungen durchgängig, dynamisch, in Echtzeit sowie rollen-  und abteilungsübergreifend gemanagt werden.

Folgende Vorteile einer PPM-Software tragen dazu bei, dass Excel als dominierendes Arbeitsinstrument in modernen Projektorganisationen abgelöst wird:

• Benutzerfreundliche Oberflächen erleichtern ein umfassendes, laufend aktualisiertes Ressourcenmanagement (Personal, Kosten, physische Objekte)
• Einfache, multidimensionale Abfragen ermöglichen regelmäßige Analysen der Projekttätigkeit
• Ressourcenänderungen können in der Software bei Verantwortlichen direkt angefragt und in Folge initiiert werden
• Der in PPM gemanagte Ressourceneinsatz kann in anderen Verwaltungssystemen (HR, Finance) automatisch angepasst und synchron gehalten werden
• Rollen- und abteilungsspezifische Reports und Dashboards mit IST-/SOLL-Vergleichen erleichtern effektive Ressourcenabstimmungen
• In Kombination mit einer Wissensdatenbank kann die Zuteilung von Mitarbeitern zu Projekten auch auf einer inhaltlichen Ebene optimiert werden

Die Auswirkungen eines verbesserten Ressourceneinsatzes mit PPM

Mit PPM starten Sie in die digitale Ära des Projektmanagements. Was mit Excel nicht zu meistern ist, wird mit PPM zu Ihrem neuen Arbeitsstandard:  

1. Transparenz
   Organisationen, die ihre Ressourcen mit PPM verwalten, erhalten einen kompletten Überblick über ihre Kosten, Performance-Treiber und Schwachstellen.
   
   
2. Aktive Ressourcensteuerung
   Ausfallrisiken von Mitarbeitern oder die Knappheit von physischen Gegenständen und Räumlichkeiten, sowie Kostenüberschreitungen werden mit einer PPM-Lösung frühzeitig erkannt. Zugleich können Alternativen für einen guten weiteren Projektverlauf ermittelt werden.
   
   
3. Mitarbeiterzufriedenheit
   Ein optimierter Ressourceneinsatz berücksichtigt sowohl quantitative als auch qualitative Faktoren. Der Fokus auf eine Über- und Unterauslastung von Mitarbeitern kann die Mitarbeiterfluktuation senken und die Leistungsbereitschaft steigern.
   
   
4. Abteilungs- und projektübergreifender Konsens
   Objektivierte Ressourcenverteilungen fördern ein positives Arbeitsklima auf den Führungsebenen und unterstützen somit auch die Erreichung gemeinsamer strategischer Ziele.
   
   
5. Treffsicherheit bei Ressourcenplanung
   Durch die nachvollziehbare und wiederverwertbare Dokumentation des Ressourceneinsatzes können Project Management Offices und Ressourcenmanager bei der Projektplanung aus historischen Daten lernen und deutlich besser planen.
   
   
6. Gewinnmaximierung
   Eine Fokussierung auf den optimalen Ressourceneinsatz mit PPM wirkt sich auf alle KPIs förderlich aus - bis hin zu höheren Gewinnmargen.

Hürden und Chancen auf dem Weg zur digitalen PMO

Wieso hat sich PPM bei all den Vorteilen in Projektorganisationen dennoch noch nicht flächendeckender durchgesetzt? Unsere These lautet: Professionelle PMOs sind ihre bestehenden, langjährig gewachsenen Arbeitsprozesse und -strukturen schlichtweg gewöhnt. Diese in PPM zu überführen und in neue Arbeitsweisen überzugehen, erscheint darum zunächst mühevoll. Dank Cloud-Lösungen ist aber auch die parallele Nutzung von PPM und bestehenden Tools möglich und für viele Organisationen eine sehr attraktive Option zur digitalen Weiterentwicklung geworden. Nicht nur Organisationen mit internen Projektmanagement-Herausforderungen haben so die Vorteile von PPM zum bestmöglichen Ressourceneinsatz mittlerweile erkannt und schätzen gelernt.

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Wenn Sie mehr zum optimierten Ressourceneinsatz mit ServiceNow  erfahren wollen, laden wir Sie herzlich ein, unsere multimediale Resource Library zu erkunden oder eine Live Demo mit unseren Consultants zu vereinbaren.

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