Das Jahresende kam, wie üblich, schneller als erwartet, und das inmitten der vierten Pandemiewelle. Die jährliche Planung steht somit für viele wieder vor der Tür. Für viele Unternehmen ist das kommende Geschäftsjahr daher erneut von großer Unsicherheit geprägt. Doch ist die Volatilität des Geschäftsumfeldes nicht längst zum Status Quo geworden?

In diesem Capture Blog-Beitrag widmen wir uns den Anforderungen und Erwartungen an die jährliche Planung. Lesen Sie: 

• Warum viele Unternehmen mit ihrem Budgetierungsprozess unzufrieden sind
• Wie kürzere Planungszyklen zu einer effektiven Unternehmenssteuerung beitragen
• Was eine integrierte Business-Planung in Projektorganisationen auszeichnet
• Welche PPM-Features die Jahresplanung erleichtern

Jährliche Planung: Zwischen Wunschdenken und Masterplan

Planung ist die halbe Miete: Aber wie genau muss oder kann die Finanzplanung überhaupt ausfallen, damit realistische Ziele definiert und erreicht werden? Wer in den jährlichen Planungsprozess eingebunden ist, weiß, dass die Erwartungen und Ergebnisse aller Beteiligten deutlich auseinandergehen.

Folgende Faktoren erschweren die Budgetierung und Portfolioplanung:

• Die komplexen Rahmenbedingungen der Geschäftsentwicklung lassen sich nicht vollständig modellieren
• Unternehmen kämpfen mit heterogenen Datenquellen, die für eine zentrale Planungssicht nur mit enormem Aufwand nutzbar sind
• Das Finetuning der Budgetierung, basierend auf inhaltlichem Austausch quer über alle Business Units, ist ohne professionelle Planungstools nur bedingt möglich
• Die Darstellung der jährlichen Planung lässt keine eindeutigen Rückschlüsse auf die Strategie zu und eignet sich während des Geschäftsjahres daher nur begrenzt als ganzheitliches Steuerungsinstrument

Agile Budgetierung auf dem langen Weg zum neuen Planungsstandard

Seit vielen Jahren gibt es den Ruf nach kürzeren Planungszyklen, um die Vorhersagekraft der jährlichen Planung zu erhöhen. Die Vorteile einer rollierenden Planung sind offenkundig - Unternehmen fürchten aber Mehraufwände. Diese bestätigen sich in der Praxis nicht, vorausgesetzt es werden für die agile Budgetierung geeignete Tools eingesetzt und die Prozesse entsprechend adaptiert.

Tool-Überblick für Planungsprozesse

• Excel-Sheets

Trotz großer Digitalisierungsambitionen entlang aller Geschäftsprozesse sind bei der Jahresplanung Excel-Sheets nach wie vor das dominierende Arbeitstool. Daten aus unterschiedlichen Systemen und Abteilungen werden zunächst in einzelnen Excel-Sheets aufbereitet, um nach mehreren Abstimmungsschleifen konsolidiert zu werden. Eine agile Planung ist in solch einem Arbeits-Setup kaum realisierbar.

• Controlling-Software

Mit Controlling-Software lässt sich die jährliche Planung digitalisieren. Die Anwendung eignet sich jedoch nur für einen sehr spezialisierten Benutzerkreis und ist für die große Stakeholder-Gruppe zur operativen Nutzung nicht relevant. Excel-Sheets einzelner Business Units werden damit nicht ersetzt und ganzheitliche, reibungsfreie Prozesse ebenfalls nicht realisiert.

• Projektportfoliomanagement-Lösungen

Projektbasierte Organisationen, die ihre Professionalisierung mit Projektportfoliomanagement-Lösungen wie ServiceNow und Clarity vorantreiben, profitieren vom Feature “Financial Planning”. Business User können unter anderem ihre strategische Planung mit operativen Projektkennzahlen innerhalb einer Plattform verknüpfen und flexibel weiterbearbeiten - die ideale Grundvoraussetzung für aussagekräftige Forecasts.  

Moderne Unternehmenssteuerung mit Projektportfoliomanagement

“Steuern auf Sicht”: Anstatt bei der Planung ausschließlich auf historische Daten zurückzugreifen, können mit PPM-Lösungen aktualisierte Projektdaten in Echtzeit eingesetzt werden. Out-of-the-box Dashboards machen strategische Zielgrößen auch ohne große Einarbeitung nachvollziehbar, und eine Feinjustierung der finanziellen Vorgaben ist je nach IST-/SOLL Vergleich auf Knopfdruck möglich. Die integrierten Business Intelligence-Funktionalitäten bieten flexible Sichtweisen auf die Projekt- und Geschäftszahlen: So können Plangrößen und Ergebnisse beispielsweise nach Business Units oder Projekten unterteilt werden. Die Zusammenführung einzelner Projekte sowie neu definierte Prioritäten in der Planung sind in der PPM-Lösung ebenfalls einfach durchführbar.

Wenn sich die jährliche Planung in Richtung eines rollierenden Prozesses entwickeln soll, dann braucht es ein solides Datensystem, mit dem unkompliziert gearbeitet werden kann. Eine intensiv genutzte Projektportfoliomanagement-Software bietet eine gute Datenbasis und Features, die beiläufig auch die gesamte Digitalisierung eines Unternehmens fördern.

Capture Demo Sessions: Jährliche Planung mit ServiceNow und Clarity

Sie wollen nicht mehr auf präzise Forecasts verzichten? Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung eines abteilungsübergreifenden Projekt-Controllings und Ad hoc-Reportings für eine rollierende Budgetierung und effektive Unternehmenssteuerung. Informieren Sie sich in unseren Capture Demo Sessions über die Nutzung von “Financial Planning”-Features der führenden Projektportfoliomanagement-Lösungen.

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