Das Projektportfoliomanagement hat sich durch die digitale Transformation stark weiterentwickelt. Der Einsatz von PPM-Lösungen beschränkt sich nicht mehr nur auf IT-Management, sondern weitet sich zusehends auf Business Units aus: sprich, auf die Verzahnung von Strategie und operativer Projektumsetzung. Damit diese gelingen kann, braucht es eine profunde Auseinandersetzung mit den Business Capabilities eines Unternehmens.

Lesen Sie in diesem Blog-Beitrag:

• Warum Enterprise Architects mit strategischen Projektportfoliomanagement-Lösungen (SPM) arbeiten
• Was Business Capabilities sind und wie es mit ihnen gelingt, den Gap zwischen Strategie und Umsetzung zu schließen
• Wie Business Capabilities mit ServiceNow SPM analysiert, dokumentiert und nutzbar gemacht werden können
• Welche Vorteile durch Business Capabilities im strategischen Projektportfoliomanagement entstehen

Warum arbeiten Enterprise Architects mit strategischen Projektportfoliomanagement-Lösungen?

Enterprise Architects sind wichtige Vermittler zwischen Business- und IT-Seite und verantworten die Entwicklung der Unternehmensarchitektur. Sie sollen historisch gewachsene IT-Infrastrukturen optimieren und sicherstellen, dass in Kombination mit neuen Technologien, oder auch durch diese allein die strategischen Ziele eines Unternehmens erreicht werden können.

Strategische Projektportfoliomanagement-Lösungen sind für Enterprise Architects in mehrerer Hinsicht ein bedeutendes Arbeitsinstrument:

1. SPM umfasst im Idealfall die gesamte Projektarbeit eines Unternehmens und bietet Rückschlüsse auf alle technologischen Entwicklungen
2. SPM bildet die Strategie eines Unternehmens ab und vervollständigt damit die Datenlage, die Enterprise Architects benötigen, um ihren Arbeitsauftrag erfüllen zu können
3. SPM bietet mit dem integrierten Application Portfolio Management eine umfassende Tool-Suite, um fundierte Entscheidungen für den Einsatz und die Weiterentwicklung von Geschäftsanwendungen, basierend auf technischen, finanziellen und geschäftsstrategischen Kriterien, treffen zu können

Was sind Business Capabilities und wie ermöglichen sie, den Gap zwischen Strategie und Umsetzung zu schließen?

Eine Strategie ist nur so stark, wie ihre Umsetzung. Diese Erkenntnis ist nicht neu, und dennoch schaffen es bis zu 80% der Unternehmen in der Regel nicht, ihre Zielvorstellungen zu realisieren. Das liegt mitunter auch daran, dass in der Unternehmenspraxis ein wesentlicher Baustein zur Zusammenführung von Strategie und Umsetzung noch nicht ausreichend berücksichtigt wird. Zwar gelingt es vielen Unternehmen, auch in gutem Abgleich mit strategischen Zielen, ihre Prozesse zu definieren, eine Auseinandersetzung mit den notwendigen Business Capabilities - zu Deutsch: Geschäftsfähigkeiten - findet jedoch selten statt. Genau diese braucht es aber, damit Business und IT optimal aufeinander abgestimmt sind und die digitale Transformation eines Unternehmens Rückenwind erhält. 

Business Capabilities sind abteilungsübergreifende Kompetenzen eines Unternehmens, die gemeinsam durch Mitarbeiter, Prozesse und Technologien entstehen. Ein Beispiel: In einer Versicherung gibt es die Business Capability „Vertragskündigung“. In diese ist primär der Kundenservice involviert, der die Kündigung entgegennimmt und bearbeitet. Weitere wichtige Prozesspartner sind aber auch Finance, Sales und Marketing. Finance übernimmt die Kundenabrechnung, der Vertrieb versucht in ausgewählten Fällen durch Kundengespräche der Kündigung entgegenzuwirken und Marketing kann auch nach der Kündigung oftmals noch Kampagnen ausführen, um eine Reaktivierung der Vertragsbeziehung zu erreichen. Werden rund um eine Business Capability  die eingesetzten Datenflüsse und Systeme abgebildet, erkennt man schnell, wo es strukturelle und technologische Hindernisse gibt, um der Geschäftsanforderung vollständig gerecht zu werden. 

Wie können Business Capabilities mit ServiceNow SPM analysiert, dokumentiert und nutzbar gemacht werden?

Mit ServiceNow SPM können Sie Business Capability Maps erstellen, wobei einzelne Business Capabilities vollumfänglich abgebildet und bewertet werden können. Identifizieren Sie strukturiert und objektiv, wo sich die Stärken und Schwachstellen Ihres Unternehmens tatsächlich befinden: 

• Besteht Verbesserungsbedarf auf der Mitarbeiterebene (Personalmangel, fehlende Einschulungen)?
• Gibt es undefinierte Prozessschritte, die geklärt und kommuniziert werden müssen?
• Werden nur Bruchteile einer bestehenden Lösung genutzt, obwohl die Business Capability vom größeren Funktionalitätsumfang der Software profitieren würde?
• Bestehen für die Erfüllung der Business Capability technologische Risiken (End Of Support einer Software, Cloud-Migration)?

Welche Vorteile entstehen durch  Business Capabilities im strategischen Projektportfoliomanagement? 

Die professionelle Auseinandersetzung mit Business Capabilities hat enormes Potenzial, die digitale Transformation von Unternehmen zu beschleunigen und die strategische Zielerreichung positiv zu beeinflussen:

• Business Capabilities schaffen Transparenz und dienen als Qualitätskontrolle: Fördern die laufenden oder geplanten Projekte jene Geschäftsfähigkeiten, die dringend weiterentwickelt werden müssen?
• Die Analyse von Business Capabilities ermöglicht wichtige strategische Impulse und neue zielgerichtete Projektideen: Ein Bewusstsein für die eigenen Stärken und Schwächen kann neue Produkte und Services ins Leben rufen!
• Business Capabilities legen unternehmensweit technologische Risiken und Prozessbrüche frei
• Business und IT haben durch Business Capabilities eine gemeinsame Sprache, was die Entwicklung von passenden Lösungen erleichtert

Capture Praxis-Tipp

Nutzen Sie das Potenzial von strategischem Projektportfoliomanagement, und scheuen Sie nicht davor zurück, die Ebene der Business Capabilities zu berücksichtigen. Denn genau damit wird das Management komplexer Zusammenhänge konkret machbar!

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