In diesem Capture Blog-Beitrag bieten wir IT-Leitern, Business- und Projektportfolioverantwortlichen einen kompakten Überblick zum Thema Demand Management und dem damit verbundenen Prozess. Folgende Fragen stehen dabei im Fokus: 

• Wann ist ein professioneller Demand Management-Prozess relevant?
• Welche Demand Management-Lösungen bietet eine PPM-Software?
• Wie profitiert Ihr Unternehmen von der ITIL-Prozessmethode?
• Warum sollte Demand Management mit anderen PPM-Prozessen integriert werden?
• Was für Voraussetzungen braucht eine effektive Implementierung des IT-Business Modells?

Der “heilige Gral” der Ressourcenoptimierung

Grundsätzlich optimiert Demand Management in Unternehmen Angebot und Nachfrage von internen IT-Dienstleistungen. Mittlerweile wird die ITIL-Prozessmethode aber auch in anderen Unternehmensbereichen angewendet, nämlich dort, wo Ressourcenzuteilungen maßgeblich über den Geschäftserfolg entscheiden. Moderne Project Management Offices sind ohne einen stringenten Demand Management-Prozess nicht mehr maximal leistungsfähig!

Demand Management-Prozess: Teil des ganzheitlichen Projektportfoliomanagements

Denn Demand Management trägt durch das Zusammenspiel mit weiteren Software-Funktionalitäten zu einem ganzheitlichen Projektportfoliomanagementprozess bei. Führende PPM-Anbieter  ermöglichen einen einfachen Einstieg in die Ressourcenoptimierung, der stufenweise ausgebaut und individuell angepasst werden kann.

Im Projektportfoliomanagement entspricht der Demand Management-Prozess folgendem Tätigkeitsablauf, wobei die Grenzen zu komplementären PPM-Funktionalitäten je nach Software-Anbieter fließend sind:

• Neue Projektideen und -anforderungen werden gesammelt
• Der Ideen- und Ticketpool wird inhaltlich, quantitativ und vor allem kollaborativ bewertet
• Die Projekt- und Service-Bewertung kann je nach Datenlage im Abgleich mit anderen Projekten, vorhandenen Ressourcen, internen Kosten, der Unternehmensstrategie und klar definierten Zielvorgaben erfolgen

In der Umsetzungsphase können die ausgewählten Projektmaßnahmen mit Projektmanagement-Funktionen weiterhin getrackt werden. Reporting-Tools ermöglichen es, Stakeholder zu informieren und Governance-Richtlinien automatisch einzuhalten. Durch die regelmäßige Ergebnisanalyse wird eine kontinuierlich verbesserte Ressourcenoptimierung und organisationale Lernkurve erreicht.

7 Vorteile eines professionellen Demand Managements

Unternehmen profitieren bereits innerhalb weniger Monate von einem professionellem Demand Management-Prozess durch sieben wesentliche Vorteile:

1. Eine abteilungsübergreifende Transparenz ab dem Ideenstadium
2. Eine multidimensionale, datenbasierte Projektauswahl
3. Ein gesichertes Business-IT Alignment
4. Eine realistische Einschätzung von Ressourcenaufwänden und Wertbeiträgen von Projekten
5. Sinkende Opportunitätskosten durch objektive Entscheidungen
6. Relevante Erkenntnisse für die Optimierung weiterer Prozessschritte im Sinne eines ganzheitlichen Projektportfoliomanagements
7. Eine höhere Innovationskraft durch strukturiertes Ideenmanagement

Praxisbeispiel: IT Business Management (ITBM)

In der Praxis wird der Demand Management-Prozess häufig für unterschiedliche Anwendungsfälle adaptiert. Bei der Bereitstellung von internen, operativen IT-Services werden eingehende Serviceanfragen in ihrer Dringlichkeit und Relevanz mit vorhandenen Ressourcen abgeglichen. Das Einbinden von internen Verrechnungspreisen erhöht das Bewusstsein der Antragsteller für den Wert der geforderten Leistung und bietet der IT eine solide Argumentationsbasis bei Ressourcenengpässen. Durch die Quantifizierung und das intelligente Tracking der Service-Tickets können wiederkehrende Probleme schneller identifiziert und die gesamte IT-Ablauforganisation in Hinblick auf Unternehmensstrategie, Performance und Kundenfokus optimiert werden.

Strategische und operative Exzellenz durch professionelles Demand Management

Ein professioneller Demand Management-Prozess fördert die Strategieumsetzung, operative Leistungsfähigkeit und hat eine starke Strahlkraft auf andere Prozesse und ganze Geschäftsbereiche. Die Hebelwirkung für den Geschäftserfolg ist daher enorm!

Für ein ganzheitlich angelegtes Projektportfoliomanagement ist es zwar nicht erforderlich, Demand Management zu Beginn einer Transformationsphase einzuführen. Ein frühzeitiges methodisches Andocken an die “Quelle” des Projektmanagements hat sich in der Praxis allerdings stets bewährt.

Die Eckpfeiler einer erfolgreichen Prozessimplementierung

• Klare Verantwortlichkeiten

Damit eine Prozesserweiterung und -neueinführung nicht in etablierten Arbeitsabläufen verebbt, braucht es einen Demand Manager oder Process Owner. Dieser verantwortet die Ideen-Pipeline beziehungsweise das Anforderungsmanagement von der Bewertungs- bis zur Entscheidungsphase.

• Gezielte Kommunikation

Die Prozessdigitalisierung bildet komplexe Sachverhalte transparent ab, ersetzt aber keinesfalls die persönliche Stakeholderkommunikation. Zunächst gilt es, ein gemeinsames Prozessverständnis zu entwickeln. Eine zentrale Kommunikationsaufgabe ist es, Demand Management vom Image einer zusätzliche Dokumentationsaufgabe zu befreien, und die unbestreitbaren Vorteile schnellstmöglich spürbar zu machen.

• Langfristiges Commitment

Hat sich der Demand Management Prozess einmal etabliert, muss eine verlässliche Prozessdurchführung gewährleistet bleiben.

Kundenerfolgsgeschichte: Erste Bank Ungarn

Sie sind neugierig geworden, wollen den Demand Management Prozess aber noch praxisnäher begreifen? Lesen Sie die Erfolgsgeschichte unseres Kunden Erste Bank Ungarn. Der internationale Finanzdienstleister hatte trotz eines sehr gut etablierten IT Delivery Prozesses den Bedarf, einen “Single Point of Truth” einzuführen. Das Resultat: Mit Hilfe des Demand Managements konnten Koordinationsaufwände zwischen IT und Geschäftsbereichen gesenkt und die Leistungserbringung der IT-Abteilung zwei Jahre in Folge um 20% gesteigert werden.

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