Worum geht es beim Projektportfolio-Management?

(Projekt-)Portfoliomanagement ist ein dynamischer Entscheidungsprozess, bei dem neue Projekte und Programme im Kontext der bestehenden Projekte und Programme innerhalb des Portfolios bewertet, ausgewählt und priorisiert werden. Das Ziel des Portfoliomanagements ist es, sich an der Strategie auszurichten, ein Gleichgewicht in den verschiedenen Projekttypen innerhalb des Portfolios aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das Portfolio mit den Ressourcenfähigkeiten übereinstimmt, so dass die Organisation den maximalen Wert der Projektinvestitionen aufrechterhält.

PPM hat sich im Wesentlichen um die folgenden Elemente herum entwickelt: Bereitstellung einer zentralen Ansicht aller Projekte in einer Organisation, Ermöglichung einer Finanz- und Risikoanalyse von Projekten, Modellierung von Abhängigkeiten zwischen einer Familie von Projekten, Einbeziehung von Beschränkungen für Ressourcen, die zwischen Projekten geteilt werden, Ermöglichung von Priorisierung und Auswahl von Projekten, Sicherstellung von Verantwortlichkeit und Governance auf Portfolioebene, Ermöglichung von Portfoliooptimierung und Bereitstellung von Unterstützung in Form von standardisierten Prozessen und Softwaretools.

Schlüsselelemente im PPM

Schlüsselelemente, die PPM ausmachen:

• Zentralisierte Sicht auf das Projektportfolio: In der Literatur wird häufig die Notwendigkeit einer zentralen Sicht auf die Projekte der Organisation betont. Der erste Schritt bei der Einführung von PPM-Ansätzen erfordert die Erstellung eines Inventars aktueller und geplanter Projekte, vorzugsweise durch einen zentralen Bereich, der für das Sammeln, Analysieren und Verteilen von Projektinformationen in einem gemeinsamen Format verantwortlich ist. 
• Finanzielle Analyse: Während Finanzexperten schon seit Jahrzehnten mit Metriken zur Erfassung von Rendite und Risiko von Assets arbeiten, scheint der Einsatz dieser Methoden für IT-Projekte in vielen Organisationen noch unüblich. Nichtsdestotrotz wurden verschiedene Techniken entwickelt, um den finanziellen Wert von Projekten richtig zu messen.  Am wichtigsten ist jedoch, dass man sich für eine Bewertungsmethodik entscheidet, sei es Return On Investment (ROI), Internal Rate of Return (IRR), Net Present Value (NPV) oder Economic Value Added (EVA), und diese konsequent anwendet.
• Risikoanalyse: Zwei der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten sind "das Versäumnis, das individuelle Projektrisiko zu bewerten und das Versäumnis, das Gesamtrisiko des Projektportfolios zu berücksichtigen". Ein Portfolio sollte nicht nur unter Berücksichtigung der individuellen Eigenschaften der Investitionen ausgewählt werden, sondern es sollte auf der Grundlage des Gesamtrisikos und des Gewinns des Portfolios erstellt werden. Wenn Investitionsinteraktionen berücksichtigt werden, kann man Portfolios mit dem gleichen erwarteten Ertrag, aber geringerem Risiko erstellen, als wenn man die Interaktionen nicht berücksichtigt.
• Interdependenzen: Ein Vorteil von PPM ist die Fähigkeit, den Wettbewerb zwischen Programmen um Ressourcen zu reduzieren und Programmüberschneidungen in produktive Interdependenzen zu verwandeln.
• Priorisierung, Ausrichtung und Auswahl: Die Auswahl der Projekte, aus denen sich ein Portfolio zusammensetzt, sollte sicherstellen, dass alle Bereiche der Unternehmensstrategie angemessen berücksichtigt werden und dass das Portfolio ausgewogen ist. Wenn die Ausrichtung und Ausgewogenheit des Portfolios richtig kombiniert wird, sollten Organisationen ein sehr klares Bild davon bekommen, welche Projekte abgeschnitten und welche finanziert werden sollten.
• Einschränkungen: Die Berücksichtigung von Einschränkungen ist ein wichtiger Schritt im Prozess der Portfolioausrichtung. Vier Arten von Beschränkungen sollten berücksichtigt werden: knappe Personalressourcen, Mitarbeiterkapazitäten, Budgets und Infrastruktur.
• Dynamische Neubewertung des Portfolios: Nur 26 % der Befragten verfolgen finanzielle Maßnahmen, nachdem eine Investition getätigt wurde. Infolgedessen ignorieren Manager die im Portfolio eingebetteten Optionen, die es ihnen ermöglicht hätten, entweder unrentable Projekte aufzugeben, bevor weitere Investitionen getätigt werden, oder erfolgreiche Investitionen zu erweitern.
• Bedarf an spezialisierter Software: Der Bedarf an spezialisierter Software für PPM ist in der Literatur umstritten. Einige sind der Meinung, dass überhaupt kein Bedarf besteht, während andere behaupten, dass spezialisierte Software neben ihrer Funktion als Katalysator für Prozessveränderungen aufgrund des zeitaufwändigen Prozesses der Aktualisierung aller für den Entscheidungsprozess benötigten Informationen unverzichtbar ist. 

PPM-Kerndisziplinen und -Prozesse

PPM ermöglicht die Sammlung aller Projekte eines Unternehmens in einem Portfolio. Projekte können leicht auf ihren Fortschritt hin untersucht und überwacht werden und es kann überprüft werden, ob das Projekt eine gute Ausführung hatte. Das Endziel ist es, die Zeit und die Ressourcen, die für jedes Projekt aufgewendet werden, zu minimieren, um einen größeren Unternehmenserfolg zu erzielen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Aspekte von PPM zu differenzieren. Eine Möglichkeit ist, den Lebenszyklus eines Projekts zu betrachten. Dieser beginnt typischerweise in frühen Phasen als Idee oder Bedarf (Demand Management), wird in ein Portfolio aufgenommen (Portfolio Management) und schließlich in ein Projekt umgewandelt und ausgeführt (Project Management). Zwei Funktionen, die typischerweise genannt werden, um den gesamten Prozess zu begleiten, sind eine eindeutige Finanzplanung (Financial Management) sowie eine ordentliche Ressourcenplanung (Resource Management).

PPM Features

• Demand Management
• Project Management
• Portfolio Management
• Resource Management
• Financial Management
• APM - Application Portfolio Management

Was Sie bei der Entscheidung für ein Tool zur Unterstützung Ihres PPM beachten sollten

Es gibt keinen Königsweg - keine einzelne Produktlösung, die alle von Ihnen benötigten Funktionen bietet. Die Tools für das Projektportfoliomanagement sind ausgereift und ähnliche Funktionen sind nun in mehreren Tools verfügbar.

Genauso wichtig für den PPM-Prozess wie das Stellen der richtigen Fragen und die Anwendung der richtigen Techniken ist die Auswahl eines hervorragenden PPM-Tools.

Das richtige PPM-Tool gibt Ihnen nicht nur Einblick in jedes Detail Ihres Portfolios als Ganzes, es unterstützt und stärkt die beteiligten Personen und Prozesse. Es unterstützt und stärkt die beteiligten Personen und Prozesse, indem es die Projektauswahl mit den Budgetierungsprozessen Ihres Unternehmens in Einklang bringt und sicherstellt, dass die Projekte mit den Prioritäten und (organisatorischen) Zielen übereinstimmen, dass sie das Finanzbudget unterstützen und dass sie mit den verfügbaren Arbeitskräften realisierbar sind.

Einige der unverzichtbaren Eigenschaften und Funktionen einer PPM-Software sind:

• Strategische Planung
• Kapitalplanung
• Bedarfsmanagement
• Projektplanung
• Projektdurchführung
• Ressourcenmanagement
• Portfolioanalyse und Berichtswesen
• Stage Gates und automatisierte Arbeitsabläufe

Die Daten, die aus diesen Funktionen stammen, geben Ihnen in Echtzeit objektive Einblicke in das, was in den Projekten passiert. Sie ermöglichen es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem Sie "Was-wäre-wenn"-Szenarien auswerten:

• Was würde passieren, wenn ein bestimmtes Projekt gestrichen wird?
• Wie würde sich die Roadmap für das nächste Jahr auswirken, wenn das Budget in diesem Jahr um 10 % erhöht würde?
• Was passiert, wenn wir uns aufgrund eines Strategiewechsels neu ausrichten müssen?

Wählen Sie ein Toolset, das vollständig mit Ihren unterstützenden Systemen integriert ist. Stellen Sie sicher, dass das Portfolio mit einem Minimum an manuellem Aufwand aufrechterhalten werden kann und nicht von der einheitlichen, unternehmensweiten Einführung von detaillierten Planungstools abhängt.

Mit Capture SmartStart können Sie Ihre PPM-Prozesse mit unseren Experten, vorkonfigurierten Prozessen aus Best Practices, einer bewährten Implementierungsmethodik und nachhaltigen Support-Services auf Touren bringen - egal, wo Sie sich auf Ihrer PPM-Reise befinden. Sie profitieren: kein finanzielles Risiko – kein Produktrisiko - kein methodisches Risiko.

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