KPIs: Die Projektportfolio-Performance-Checkliste

Project Management Offices schaffen einen organisationalen Mehrwert. Damit dieser auch von allen Stakeholdern erkannt wird, sollten Sie die Akzeptanz Ihres PMOs durch einen hohen Grad an Transparenz sicherstellen: Projektportfolio-Performance gilt es zu beziffern und laufend zu kommunizieren.

In diesem Capture Blog-Beitrag widmen wir uns daher folgenden Fragen:

• Warum sind Projektportfolio-Kennzahlen für die interne Akzeptanz von PMOs wesentlich?
• Was zeichnet eine hohe Projektportfolio-Performance aus?
• Welche Projektportfolio-KPIs (Key Performance Indicators) gibt es?
• Weshalb sollten Projektportfolio-Kennzahlen regelmäßig evaluiert werden?
• Wie profitieren PMO- und Projektleiter von PPM Analytics Tools?

Das interne Standing von PMOs

Kennen Sie das? Als PMO-Verantwortlicher sind Sie sehr zufrieden mit der Leistung Ihres Teams. Unternehmensintern müssen Sie die Arbeit der Projektmanagement-Abteilung allerdings rechtfertigen. Sie praktizieren professionelles Projektportfoliomanagement. Von Ihren Stakeholdern werden jedoch tendenziell die unvermeidbaren Projektschwierigkeiten statt der prozessualen Verbesserungen wahrgenommen.

Seien Sie beruhigt: Die meisten abteilungsübergreifenden Organisationseinheiten stehen naturgemäß vor ähnlichen Herausforderungen. Durch die Messbarkeit zahlreicher Einflussfaktoren auf den Unternehmenserfolg wird es aber wesentlich leichter, Querschnittsfunktionen nachhaltig zu etablieren.

Projektportfolio-Performance: Eine strategische und operative Verantwortung 

Je nach Organisation kann Projektportfoliomanagement unterschiedliche Formen annehmen. Dem angedachten Tätigkeitsprofil wird ein Project Management Office aber nur dann gerecht, wenn die operative Projektsteuerung mit strategischen Zielen stark verzahnt ist. Zur Bewertung und sukzessiven Steigerung der Projektportfolio-Performance gilt es daher, operativ und strategisch relevante Kennzahlen zu definieren.

Zentrale Projektportfolio-KPIs im Überblick

Wir haben für Sie 13 zentrale Projektportfolio-Performance-KPIs zusammengefasst.  Diese können adaptiert und mehrdimensional aufbereitet werden - zum Beispiel heruntergebrochen auf unterschiedliche Projekte, Abteilungen oder Mitarbeiter.

Weniger ist mehr: Die Kunst smarter Datenreports 

Für ein effizientes Datenmanagement im Project Management Office benötigen Sie eine Projektportfolio-Management Software. Diese unterstützt Sie unter anderem dabei, dass die Datenerhebung und -analyse einer einheitlichen Projektmanagement-Methodik folgt. So bleiben PMO-Leistungskennzahlen projektübergreifend vergleichbar.

Die Analytics-Funktionen und Integrationen der PPM-Software mit anderen Systemen bieten genügend Spielraum für anspruchsvolle Datenanalysen. Zunächst gilt es aber einfache Datenreports zu entwickeln, um “Quick Wins” zu generieren. Der Aufbau und die Pflege eines Kennzahlensystems sind kein Selbstzweck, sondern idealerweise ein Steuerungsinstrument, dass laufend für die Optimierung und Kommunikation der Projektportfolio-Performance genutzt wird.

In 5 Schritten zu einer messbaren Projektportfolio-Performance

Mit einer PPM-Software können Sie relativ schnell eine datenbasierte Grundlage rund um Ihre PMO-Tätigkeiten schaffen:

1. Identifizieren und fokussieren Sie auf einzelne Verbesserungsbereiche der PMO-Arbeit
2. Definieren Sie für diese Fokusbereiche aussagekräftige Kennzahlen
3. Tracken Sie diese Kennzahlen in bestimmten Intervallen und leiten Sie konkrete Maßnahmen ab
4. Prüfen Sie regelmäßig, ob bestehende oder neue Kennzahlen in Strategiegesprächen und Abstimmungen genutzt werden und adaptieren Sie gegebenenfalls Ihr Kennzahlensystem
5. Nutzen Sie die verfügbaren Daten um unternehmensweit auf die Leistung des Project Management Offices und aller Projektbeteiligten aufmerksam zu machen 

Die Vorteile einer datengesteuerten Projektmanagement-Kultur

Der Aufwand, den es erfordert, um die PMO-Arbeit zu quantifizieren, ist dank PPM-Software überschaubar. Die Vorteile einer starken Datenkultur sind hingegen enorm und in Summe als hohe Projektportfolio-Performance erkennbar:

• Projektmisserfolge werden durch eine bessere Entscheidungsgrundlage und Lernkurve deutlich reduziert
• Realisierte Projekte zeichnen sich mittelfristig durch einen signifikant höheren geschäftlichen Nutzen aus
• Die bessere Transparenz der operativen Projektmanagement-Arbeit fördert eine optimierte Kostenstruktur und einen effektiven Ressourceneinsatz
• Der Bedarf an weiteren, möglichen Prozessstandardisierungen wird schneller erkannt
• Werden aus den Kennzahlen passende Maßnahmen abgeleitet, steigt die Stakeholder- und Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die Arbeitsproduktivität

Capture-Leseempfehlung: KPIs im Ressourcenmanagement

Es kann nicht oft genug betont werden: Eine nachweislich gute Projektportfolio-Performance hat eine starke Hebelwirkung auf den gesamten Geschäftserfolg. Wenn Entscheidungsträger diesen Zusammenhang erkennen, bekommen PMOs auch die interne Unterstützung und notwendigen Umsetzungsbefugnisse.

Wir beobachten in der Praxis, dass viele CEOs in ihren Unternehmen vor allem einen besseren Ressourceneinsatz einfordern. Dieses Thema könnte bei der Einführung von KPIs im Project Management Office ein erster konkreter Ansatzpunkt sein.

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