Sie waren noch nie an einem gescheiterten Projekt beteiligt? Dann gehören Sie zu einer glücklichen Minderheit von Berufstätigen, der viel beruflicher Stress und persönliche Enttäuschung erspart geblieben sind. Denn in Österreich und Deutschland scheitern 73% aller Großprojekte. Je nach Definition kann Scheitern massive Kosten- und Zeitplanüberschreitungen, mangelhafte Projektergebnisse sowie komplette Projektabbrüche bedeuten. Dieser Capture Blog-Beitrag widmet sich folgenden Fragen und zeigt auf, wie sie Projektmisserfolg vermeiden:
- Warum scheitern Projekte regelmäßig?
- Wie können Sie einen Projektmisserfolg vermeiden?
- Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Implementierung einer PPM-Lösung?
Anstieg an Projektarbeit wirkt sich nicht auf bessere Projektergebnisse aus
Studien der letzten 20 Jahre zu Projektumsetzungen zeigen, dass die Quote gescheiterter Projekte relativ konstant im hohen Bereich angesiedelt bleibt. Je nach Branche und Projektgröße erfüllt nur jedes zweite bis sechste Projekt die ursprünglichen Projekterwartungen. 21% der Projektbudgets verpuffen ohne konkretes Resultat. Gleichzeitig ist bei Unternehmen im selben Zeitraum der Anteil an Projektarbeit mit 60% massiv gestiegen. Wie kommt es also, dass die Projektmanagement-Praxis keine sukzessive Performance-Steigerung erfahren hat, sondern fortwährend mit altbekannten Gründen für Projektmisserfolge kämpft?
Projektmanagement-Herausforderung Nummer 1: Faktor Mensch
Die Liste potenziell auftretender Projektmanagement-Herausforderungen kann lang ausfallen und umfasst Prozesse, Technologien und das Humankapital. Doch der beste Technologieeinsatz und die Vorgabe optimaler Prozessstrukturen helfen nicht weiter, wenn das Projektteam und relevante Stakeholder die vorgesehene Projektmanagementkultur nicht vollends mittragen.
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Häufig auftretende Stolpersteine in Projektmanagement-Organisationen betreffen zum Beispiel:
- Interessenskonflikte in Bezug auf Budgetverteilungen oder Projektprioritäten
- Ineffektive Kommunikation trotz fixer Abstimmungstermine, Steering Committees und Reports
- Nachlassende Disziplin bei administrativ notwendigen Projektmanagement-Aufgaben
- Mitarbeiterfluktuation und damit einhergehend ein “Auf und Ab” in etablierten Projektmanagement-Abläufen
Wenn Sie in Zukunft einen Projektmisserfolg vermeiden wollen, dann sollten Sie alle neuen Projektmanagement-Maßnahmen psychologisch reflektieren!
Wie das konkret ausschauen kann, zeigen wir Ihnen in den folgenden fünf Praxis-Tipps:
1. Den Mut zum “Scheitern” fördern
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert das richtige Mindset und den Mut zu konsequenten Handlungen. Dazu gehört auch, Projektprobleme zu erkennen und mit entsprechenden Maßnahmen unmittelbar zu adressieren. Um einen Projektmisserfolg zu vermeiden, könnte auch ein frühzeitiger Projektabbruch notwendig sein. Diesen Schritt wagen die wenigsten – mit der Konsequenz lang hinausgezögerter Projektprobleme und dem Resultat eines kostspieligen, nervenaufreibenden Projektscheiterns. Fördern Sie daher eine positive Fehlerkultur. Denn “Fehler” gehören dazu. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen!
2. Strategischen Planungen Spielraum geben
Im Idealfall stellt das Project Management Office sicher, dass im operativen Projektmanagement strategische Zielvorgaben erfüllt werden. In der Praxis beobachten wir aber leider häufig, dass die Verantwortlichkeiten im PMO auf organisatorische Tätigkeiten ohne strategische Weitsicht und relevante Entscheidungsbefugnisse beschränkt bleiben. Dort, wo das PMO eine echte Leadership-Rolle einnehmen könnte, zeigt sich wiederum, dass das organisatorische Projektmanagement kaum Zeit für strategische Aufgaben zulässt. Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen für ganzheitliches Projektmanagement. Gewähren Sie Verantwortungsspielraum und planen Sie fix zeitliche Ressourcen für strategische Aufgaben abseits des Tagesgeschäfts ein.
3. Digitalaffine Projektleiter identifizieren
Auch der Einsatz einer professionellen PPM-Lösung trägt dazu bei, Projektmisserfolge zu vermeiden. Doch die erfolgreiche Digitalisierung von Projektmanagement-Abläufen steht und fällt mit der Akzeptanz der Projektmitarbeiter. Diese brauchen oft nur ein Vorbild, das die richtige Software-Nutzung pusht. Setzen Sie bei der Besetzung von Projektleitern deshalb unbedingt digitale Affinität voraus.
4. Die Datenpflege für den Technologieeinsatz optimieren
Bei der Implementierung von PPM-Software gilt es, die richtigen Prioritäten zu setzen. Leichter gesagt als getan. Denn das Feature-Spektrum reicht von Zeiterfassungstools bis zu anspruchsvollen Business Intelligence-Integrationen für den optimalen Ressourceneinsatz. Damit Sie von den Funktionalitäten in vollem Umfang profitieren können, ist eine laufend gepflegte Datenbasis erforderlich. Diese entsteht nur durch die stringente Einhaltung von Dokumentationspflichten aller Projektmitarbeiter. Hier liegt aber die Krux: Ein hoher Datenpflegeaufwand wirkt sich auf die gesamte Projektarbeit demotivierend aus. Definieren Sie lieber einige wenige zentrale KPIs und leiten Sie daraus die Mindestanforderungen an die Datenpflege ab.
5. Ressourcen für alle Projektphasen einplanen
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Resultate mit 20% des Projektaufwands erzielt werden und 20% des Projektergebnisses wiederum 80% der Arbeitsleistung erfordern. Leider wird das 80-20 Prinzip im Projektmanagement oft falsch praktiziert. In vielen Projektmanagementorganisationen werden das Anforderungsmanagement, die Qualitätssicherung und eine laufende Projektkommunikation regelmäßig vernachlässigt. Wenn Sie einen Projektmisserfolg vermeiden wollen, dann stellen Sie in Ihrer Projekt- und Ressourcenplanung sicher, dass diese Projektphasen gebührend berücksichtigt werden. Sie sind zwar arbeitsintensiv und “nur” eine Grundlage für konkrete Projektergebnisse – aber ohne starkes Fundament entstehen keine Projekterfolge.
Mit Digitalisierung zum ganzheitlichen Projektmanagement
Die Kombination schlanker Projektmanagement-Prozesse, anwenderfreundlicher Technologie und Projekt-Teams mit dem passenden Mindset sind der Erfolgsgarant für eine herausragende Projektmanagement-Performance. Ganzheitliches Projektmanagement entsteht allerdings nicht auf linearem Weg. Um als Project Management Office erfolgreich zu sein, müssen Sie an vielen Schrauben drehen.
Die Einführung einer Projektportfoliomanagement-Lösung unterstützt Sie bei der Professionalisierung Ihrer Projektmanagement-Organisation. Denn Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung von repetitiven Arbeitsprozessen, datenbasierte Entscheidungen und mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Diesen Fokus gilt es auch in einer schwierigen Transformationsphase zu bewahren. Reflektieren Sie Ihre Digitalisierungsmaßnahmen dabei stets aus der Mitarbeiterperspektive. Das ist der sicherste Weg, um einen Projektmisserfolg zu vermeiden.
Capture SmartStart: Maßgeschneidertes PPM
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